บทที่ 11
การวิเคราะห์และออกแบบ

วัตถุประสงค์เชิงพฤติกรรม (Behavioral Objectives)
หลังจากศึกษาจบบทเรียนนี้แล้ว นักศึกษาจะมีความสามารถดังนี้ (After studying this chapter,you will be able to)
1.แบ่งการวิเคราะห์และออกแบบระบบ
2.บอกลักษณะการออกแบบและวางระบบที่ดี
3.อธิบายการออกแบบแฟ้มข้อมูลและฐานข้อมูล
4.บอกหลักการออกแบบข้อมูลนำเข้า
5.เข้าใจการออกแบบข้อมูลนำเข้าทางจอภาพ
6.อธิบายการออกแบบฟอร์ม
7.บอกการเลือกใช้รูปแบบที่เหมาะสมสำหรับรายงาน
8.ออกแบบการพิมพ์รายงาน
9.ลำดับขั้นตอนการออกแบบรายงาน
10.บอกหลักการออกแบบรายงาน
11.สรุปเทคนิคการออกแบบรายงาน
12.อธิบายการออกแบบ Output ทางจอภาพ
13.จัดบอร์ด “การวิเคราะห์และออกแบบ”
14.สนทนา “การออกแบบแฟ้มข้อมูลและฐานข้อมูล”
15.สนทนาเชิงปฏิบัติการ “การออกแบบ Output ทางจอภาพ”
16.อธิบายคำศัพท์ได้ 14 คำ

บทที่ 11
การวิเคราะห์และออกแบบ

การวิเคราะห์และออกแบบระบบ
ช่วงเวลาที่ใช้ในการวิเคราะห์และออกแบบระบบ แบ่งออกได้เป็น 4 กรณี คือ
1. เมื่อจัดตั้งระบบใหม่ ทุก ๆ ครั้งที่จะมีการจัดตั้งระบบงานขึ้นมาใหม่ ซึ่งหมาถึงระบบงานเก่ายังไม่เคยจัดตั้งมาก่อน และต้องการจะจัดตั้งระบบขึ้นมาใหม่ ในกรณีนี้จำเป็นที่จะต้องทำการวิเคราะห์ระบบงานเสียก่อน และก่อนที่จะทำการออกแบบระบบนั้น ต้องศึกษาความเหมาะสม ความคุ้มทุนและอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับการติดตั้งและการใช้งาน
2 เมื่อระบบงานเดิมมีปัญหาเกิดขึ้น หมายถึง ระบบงานทุกระบบเมื่อได้มีการทำงานไปได้ระยะหนึ่ง เช่น 5 ปี หรือ 10 ปี ย่อมต้องมีการเปลี่ยนแปลง เช่น สภาพแวดล้อมเปลี่ยนแปลงไป ระบบธุรกิจของโลกเปลี่ยนไป สังคมเศรษฐกิจเปลี่ยนแปลงไป หรือความต้องการของธุรกิจเปลี่ยนแปลงไป ย่อมทำให้ระบบที่เคยปฏิบัติอยู่เดิมเกิดปัญหาขึ้น จะต้องทำการวิเคราะห์และออกแบบระบบเสียใหม่เพื่อทำให้ปัญหาที่เกิดขึ้นใหม่นั้นหมดไป
3. เมื่อต้องการจะเปลี่ยนจากระบบเดิมเป็นระบบใหม่ มักจะเกิดจากความต้องการของระบบที่ต้องการเปลี่ยนจากระบบหนึ่งไปเป็นอีกระบบหนึ่ง ซึ่งอาจจะเนื่องมาจากระบบเก่ามีปัญหาหรือระบบเก่าขาดประสิทธิภาพ หรือมีกำลังการผลิตต่ำ หรือเพื่อต้องการขยายงานให้มีประสิทธิภาพในหารทำงานสูงขึ้น หรือเพื่อต้องการความรวดเร็วในการทำงานมากขึ้นหรือเพื่อเป็นการลดค่าใช้จ่ายหรือลดแรงงานให้น้อยลง
4. เมื่อต้องการยืนยันความถูกต้องของระบบเดิม สำหรับประเทศไทยไม่นิยมทำกันเพราะค่าใช้จ่ายค่อนข้างสูง และผู้ใช้ระบบไม่เห็นความจำเป็นใด ๆ ที่จะต้องทำ เนื่องจากไม่มีปัญหาอะไรรุนแรงเกิดขึ้น ละไม่ต้องการเปลี่ยนจากระบบเดิมไปเป็นระบบใหม่ด้วย แต่สำหรับธุรกิจขนาดใหญ่บางแห่งที่มองการณ์ไกล จะนิยมทำการวิเคราะห์ระบบของตนเองเมื่อถึงเวลาอันสมควร

ลักษณะการออกแบบและวางระบบงานที่ดี
นักวิเคราะห์ระบบจะต้องรับผิดชอบถึงผลลัพธ์ของระบบงานว่า ระบบงานที่ได้ออกแบบและพัฒนาขึ้นมานั้นเป็นระบบงานที่ดีเพียงใด นักวิเคราะห์ระบบทุกคนคงไม่ต้องการเห็นผลงานของตนที่ทำขึ้นมาแล้วใช้ไม่ได้ ผู้ที่จะทำการตัดสิน ก็คือ ผู้ใช้ระบบที่นั่นเอง
1. การบรรลุวัตถุประสงค์หรือความต้องการของผู้ใช้ หมายถึง ระบบงานได้ถูกพัฒนาขึ้นมาเพื่อใช้แก้ไปปัญหาได้อย่างถูกจุด และได้ตอบสนองต่อความต้องการของธุรกิจหรือผู้ใช้ระบบอย่างแท้จริง
2. การใช้ทรัพยากรอย่างเหมาะสม หมายถึง เงินที่ใช้ไปในการลงทุนเพื่อพัฒนาระบบงาน และใช้กำลังคนอย่างมีประสิทธิภาพและคุ้มค่ามากที่สุด ซึ่งสามารถคำนวณได้จากวิธีการหาสัดส่วนของอัตราผลตอบแทนของระบบต่อต้นทุนที่ใช้ในการพัฒนาระบบนั้น ๆ
3. การหลีกเลี่ยงความซับซ้อน หมายถึง ระบบงานที่ได้ออกแบบขั้นนั้นไม่ควรจะทำให้มีความซับซ้อนมากนัก เพราะการออกแบบระบบงานที่ซับซ้อนมากไม่ได้หมายความว่านักวิเคราะห์ระบบนั้นเก่งแต่อย่างไร ตรงกันข้ามนักวิเคราะห์ระบบที่เก่งจริงจะต้องทำระบบงานที่ซับซ้อนยุ่งยากให้ดูง่ายและเป็นธรรมชาติหรือธรรมดามากที่สุด การทำเช่นนี้จะทำให้ระบบงานสามารถที่จะบำรุงรักษาหรือแก้ไขดัดแปลงได้ง่าย ซึ่งจะสงผลดีต่อไปในอนาคต
4. ระบบงานมีมาตรฐานเดียวกัน หมายถึง การแกแบบระบบงาน ไม่ว่าจะเป็นการออกแบบ การรับรู้ผ่านทางคีย์บอร์ดและจอภาพ หรือประเภทรายงานต่างๆ จะมีลักษณะที่เป็นมาตรฐานเดียวกัน หรือพยายามให้เหมือนกันมากที่สุด การทำเช่นนี้จะทำให้ผู้ใช้ระบบเกิดความคุ้นเคยต่อระบบงานทั้งหมดได้เร็วขึ้น ทั้งยังช่วยให้การเรียนรู้ระบบเป็นไปได้สะดวกหากระบบงานที่ได้ออกแบบไม่มีมาตรฐาน จะทำให้เกิดปัญหายุ่งยากทั้งผู้ใช้ระบบและนักวิเคราะห์ระบบด้วย
5. ความถูกต้องและเชื่อถือได้ของระบบ หมายถึง ระบบงานที่ถูกพัฒนาขึ้นจะต้องได้รับทดสอบอย่างดี รวมทั้งมีการควบคุมภายในอย่างดีเพื่อป้องกันการผิดพลาดของข้อมูลที่อาจเกิดจากการป้อนเข้ามาในระบบหรือเกิดจากการประมวลผลของระบบ ข้อมูลที่ผิดพลาดจะต้องได้รับการจัดการอย่างเหมาะสม เพื่อให้ระบบปฏิบัติงานต่อไปได้อย่างถูกต้อง
6. ความยืดหยุ่นของระบบ หมายถึง ความสามารถที่จะพัฒนาระบบต่อไปได้ในอนาคต ระบบงานที่มีความยืดหยุ่นดีมักจะสามารถทำการบำรุงรักษาหรือเปลี่ยนแปลงได้ง่ายและสามารถที่จะรองรับการขยายงานหรือการเติบโตได้เป็นอย่างดี เมื่อระบบได้ดำเนินมาถึงจุด ๆ หนึ่ง ระบบนั้นอาจจะต้องได้รับการแก้ไขเพื่อรองรับความต้องการใหม่ที่เกิดขึ้น หากระบบนั้นมีความยืดหยุ่นดี การแก้ไขก็สามารถทำได้โดยง่าย โดยไม่จำเป็นจะต้องรื้อระบบออกมาใหม่ทั้งหมด
7. ระบบงานได้ถึงเอาข้อดีจากอดีตมารวมไว้ หมายถึง ระบบงานใหม่ได้รวบรวมเอาแนวทางการปฏิบัติงานของระบบงานเดิมที่ดีและมีประสิทธิภาพมาไว้อยู่ในตัว ในขณะเดียวกันกับการตัดแนวทางที่ดีที่เกิดกับระบบเดิมออกจากระบบใหม่
8. ระบบงานให้ผลลัพธ์ที่เข้าใจได้ต่อผู้ใช้ระบบ หมายถึง ระบบงานได้ถูกพัฒนาขึ้นโดยมีวัตถุประสงค์ที่จะใช้แก้ปัญหาบางประการให้กับผู้ใช้ระบบ ผลลัพธ์ที่ออกจากระบบจะต้องเป็นผลลัพธ์ที่ตอบสนองต่อความต้องการของผู้ใช้ ระบบงานที่ดีจะต้องให้ผลลัพธ์ที่เข้าใจได้ง่าย เป็นไปตามวัตถุประสงค์ของผู้ใช้ และต้องเป็นรายงานที่เข้าใจง่ายมีความเหมาะสม

การออกแบบแฟ้มข้อมูลและฐานข้อมูล
แฟ้มข้อมูลหรือฐานข้อมูลซึ่งเป็นข้อมูลสำหรับระบบการทำงาน ที่ระบบงานจะนำเอาข้อมูลไปใช้ให้เกิดประโยชน์ได้เมื่อต้องการ ดังนั้น แฟ้มข้อมูลจึงมีคุณสมบัติที่จะอำนวยให้ข้อมูลสามารถถูกเรียกใช้ร่วมกันได้จากระบบงานย่อยต่างๆ แฟ้มข้อมูลหรือฐานข้อมูลสามรถบำรุงรักษาหรือเปลี่ยนแปลงแก้ไขได้จากระบบงาน โดยอาจจะเป็นแบบ Online หรือ Offline ถ้าแฟ้มข้อมูลหรือฐานข้อมูลไดจะต้องมีการเปลี่ยนแปลงแก้ไชบ่อยครั้งควรจะใช้แบบ Online แต่ถ้าแฟ้มข้อมูลหรือฐานข้อมูลใดที่นาน ๆ ครั้งจะเกิดการแก้ไขเปลี่ยนแปลง ควรจะใช้แบบ Offline แทน
นอกจากนั้นแล้ว ยังต้องรู้จักพื้นฐานของแฟ้มข้อมูลก่อน ซึ่งมีอยู่ด้วยกัน 3 แบบ คือ
1. แฟ้มข้อมูลแบบอนุกรม (Sequential) เป็นแฟ้มที่เก็บข้อมูลเรียงตามลำดับไปเรื่อย ๆ การดึงข้อมูลของระบบงานจะทำได้โดยการอ่านข้อมูลที่เก็บไว้ตั้งแต่แฟ้มแรกไปเรื่อย ๆ จนกว่าจะพบลักษณะของแฟ้มข้อมูลแบบอนุกรมจึงมักจะเหมาะกับวัตถุประสงค์บางอย่าง เช่น เหมาะต่อการใช้เก็บข้อมูลจำนวนมาก ๆ เพื่อสำรองเอาไว้ เหมาะสำหรับใช้เก็บจ้อมูลที่ได้เรียงลำดับไว้ดีแล้วเพื่อออกรายงาน และแฟ้มข้อมูลแบบอนุกรมโดยสวนใหญ่จะมีความเชื่อถือได้สูงกว่าแฟ้มข้อมูลชนิดอื่น ๆแต่ก็มีข้อเสียบางประการ เช่น ระบบงานอาจจะต้องทำการเรียงลำดับข้อมูล (Pre-Sorting) ไว้ก่อนทุกครั้ง ก่อนที่จะนำเอาข้อมูลมาใช้ได้ หากระบบงานต้องการเรียกข้อมูล ณ จุดใดจุดหนึ่งขั้นมาใช้ ระบบงานจำเป็นจะต้องอ่านข้อมูลตั้งแต่ต้นไปเรื่อย ๆ จนกว่าจะพบ ซึ่งจะทำให้เสียเวลามาก
2. แฟ้มข้อมูลแบบแรนดอม (Random/Direct) หรือเรียกอีกอย่างหนึ่งว่า แฟ้มข้อมูลแบบสุ่ม เป็นแฟ้มข้อมูลที่นิยมใช้เก็บข้อมูลในลักษณะที่ค่อนข้างยืดหยุ่น ข้อมูลที่เก็บไม่จำเป็นจะต้องเรียงลำดับมาก่อน และการดึงข้อมูลที่จุดใดจุดหนึ่งก็สามารถกระทำได้ทันที โดยไม่ต้องอ่านตามลำดับตั้งแต่ต้นเหมือนกับแบบอนุกรม อย่างไรก็ดี การที่ระบบสามารถที่จะหาข้อมูลได้โดยตรงนั้น แฟ้มข้อมูลจะต้องมีการเก็บค่าดัชนี (Index) ไว้เสมอ เพื่อจะใช้เป็นตัวชี้ไปยังตำแหน่งข้อมูลได้อย่างถูกต้อง การที่ต้องเก็บค่าดัชนีและวิธีการที่จะทำให้ระบบสามารถเข้าถึงงานข้อมูลได้ทันนั้น ทำให้ค่าใช้จ่ายของแฟ้มข้อมูลประเภทนี้สูงกว่าแฟ้มข้อมูลชนิดอนุกรม นอกจากนี้การออกแบบระบบงานที่ใช้แฟ้มข้อมูลแบบแรนดอมจะค่อนข้างยุ่งยากและซับซ้อนกว่าแฟ้มข้อมูลแบบอนุกรม
3. แฟ้มข้อมูลไอแซม (ISAM: Sequential Access Mode) เป็นการรวมเอาลักษณะของแฟ้มข้อมูลแบบอนุกรมและแรนดอมเข้าไว้ด้วยกัน หมายความว่า ระบบงานสามารถที่จะดึงข้อมูลจากแฟ้มไอแซมแบบอนุกรมก็ได้ หรือจะเรียกผ่านดัชนีแบบแรนดอมก็ได้
ระบบงานคอมพิวเตอร์ทุกระบบงานในปัจจุบันต้องการกระบวนการที่จะเข้าถึง (Access) ข้อมูลที่ต้องการได้อย่างสะดวกและรวดเร็ว นักวิเคราะห์ระบบจึงต้องพยายามออกแบบแฟ้มข้อมูลและฐานข้อมูลให้เกิดความสะดวกและลดความซ้ำซ้อนของข้อมูลให้ได้มากที่สุดเพื่อลดความยุ่งยากในการบำรุงรักษาฐานข้อมูล การใช้ฐานข้อมูลจึงเริ่มมีบทบาทมากและค่อย ๆ มากแทนที่แฟ้มข้อมูลแบบมาตรฐาน การใช้ฐานข้อมูลจำเป็นจะต้องได้รับการออกแบบให้เหมาะสมกับซอฟต์แวร์และฮาร์ดแวร์ด้วย
หลักการออกแบบข้อมูลนำเข้า
นักวิเคราะห์ระบบจะเน้นหนักถึงความสำคัญของ Output มาก เนื่องจาก Output ของระบบงานถือว่าเป็นผลลัพธ์อันสำคัญในอันที่จะตอบสนองความต้องการของผู้ใช้ระบบ แต่ที่สำคัญไม่แพ้ Output ก็คือ ข้อมูลนำเข้า Input เพราะถ้าหากข้อมูลที่นำเข้ามาไม่ดีแล้ว ก็จะเกิดความผิดพลาดจากข้อมูลนำเข้าได้ง่าย ส่งผลทำให้ Output ที่ออกมาจากระบบผิดพลาดตามไปด้วย
หลักสำคัญที่ใช้ในการออกแบบฟอร์มสำหรับข้อมูลนำเข้า
1. ควรมีลักษณะที่ง่ายต่อการกรอก ทำให้ลดข้อผิดพลาดในการกรอกข้อมูลลดเวลาในการกรอกข้อมูล และลำดับการกรอกข้อมูลต้องเป็นไปตามความเป็นจริง
2. ตรงกับวัตถุประสงค์ที่ต้องการ จะต้องคำนึงถึงวัตถุประสงค์ที่จะนำไปใช้ ว่ามีประโยชน์ใดบ้าง จะต้องมีข้อมูลอะไรบ้างที่จะต้องถูกบันทึกลงไป เอกสารจะถูกกระจายไปยังหน่วยงานใดบ้าง และหน่วยงานที่ได้รับจะนำข้อมูลในส่วนใดไปทำงานอะไร
3. การออกแบบต้องให้ตรวจสอบความถูกต้องได้ การออกแบบฟอร์มที่ดีต้องทำให้การเกิดข้อผิดพลาดลดลง จึงควรจะให้ความสำคัญในการทำให้ผู้ใช้แบบฟอร์มสามารถกรอกข้อมูลได้อย่างถูกต้องและสะดวกที่สุดเท่าที่จะทำได้
4. มีลักษณะที่ดึงดูดต่อผู้ใช้ การออกแบบฟอร์มให้เป็นที่ดึงดูดใจต่อผู้ใช้ ถือว่าเป็นงานศิลปะอย่างหนึ่ง และมีความสำคัญในตัวเอง ถ้าหากแบบฟอร์มมีจุดดึงดูดแล้ว จะช่วยให้ผู้ใช้กรอกข้อมูลที่เราต้องการได้ดีขึ้น และผู้กรอกจะรู้สึกพอใจที่จะกรอกมากขึ้น
นอกจาก 4 ข้อที่ได้กล่าวมาข้างต้นแล้ว อีกสิ่งหนึ่งที่ต้องเน้นในการออกแบบฟอร์มของข้อมูลนำเข้า คือ ความเป็นระเบียบของข้อมูลที่ทำการกรอก ถ้าเป็นข้อมูลที่เป็นประเภทหรืออยู่ในกลุ่มเดียวกันจะจัดให้อยู่ร่วมกัน ช่องว่างสำหรับการกรอกข้อมูลต้องเพียงพอสำหรับการกรอก ตัวอักษรที่มีความแตกต่างกันเป็นการเน้นถึงจุดที่สำคัญ ๆ ของแบบฟอร์ม

การออกแบบข้อมูลนำเข้าทางจอภาพ
เป็นการออกแบบฟอร์มสำหรับการรับค่าข้อมูลทางจอภาพหรือทางคีย์บอร์ดนั่นเองหลักเกณฑ์ในการออกแบบ มีดังนี้
1. พยายามให้การแสดงข้อมูลบนจอภาพดูเรียบงายไม่ซับซ้อน ซึ่งพื้นฐานของการจัดวางข้อมูลบนจอภาพแบ่งออกเป็น 3 ส่วน คือ
1.1 พื้นที่ส่วนหัวของจอภาพ (Heading) ส่วนใหญ่จะเป็นส่วนที่แสดงข้อมูลให้ผู้ใช้ระบบได้ทราบว่ากำลังทำงานอยู่ในระบบอะไร
1.2 พื้นที่ส่วนกลางของจอภาพ (Body) มักกำหนดให้เป็นส่วนของการแสดงรายละเอียดของข้อมูลหรือหัวข้อต่าง ๆ
1.3 พื้นที่ส่วนล่างของจอภาพ (Ending) ส่วนนี้จะใช้เป็นพื้นที่ในการบอกสถานะคำสั่งของระบบงานที่กำลังทำงานอยู่ให้ผู้ใช้ระบบทราบ
2. พยายามให้การแสดงผลบนจอภาพมีมาตรฐานแบบเดียวกัน เพื่อให้ผู้ใช้สามารถเรียนรู้ได้เร็ว และยังเป็นการลดข้อผิดพลาดลงได้อย่างมาก ถ้าการออกแบบแสดงผลมีมาตรฐานเดียวกันและให้สอดคล้องกัน
3. จะเน้นให้เห็นถึงความแตกต่างของข้อมูลบางอย่างที่ต้องการ การใช้สีที่แตกต่างหรือขนาดของตัวอักษรที่ไม่เท่ากันนั้น เป็นการดึงดูดใจหรือดึงดูดความสนใจของผู้ใช้และยังช่วยในการเน้นถึงจุดสำคัญ ๆ บนจอภาพ และสีสันแต่ละสียังมีความหมายในตัวเองอีกด้วย
4. เป็นการโต้ตอบระหว่างผู้ใช้ระบบกับจอภาพให้เป็นไปโดยธรรมชาติที่สุด ซึ่งธรรมชาติของคนเรามักจะทำงานจากซ้ายไปขวาและบนลงล่าง ฉะนั้นการออกแบบตรงจุดนี้ก็ไม่ควรลืมเช่นกัน

การออกแบบฟอร์ม
ตามที่ได้เคยกล่าวถึงแบบฟอร์มต่าง ๆ ที่ได้ออกแบบใหม่ ส่วนใหญ่จะเป็นแบบฟอร์มที่พึ่งจะเริ่มใช้งานใหม่ การเริ่มต้นการออกแบบฟอร์มควรจะรู้จุดมุ่งหมายของแบบฟอร์มรายงานอย่างชัดเจน
จุดมุ่งหมายของการออกแบบฟอร์ม คือ

จะต้องทำงานและสามารถนำไปใช้ประโยชน์ได้อย่างมีประสิทธิภาพ
สามารถทำการเขียนหรือพิมพ์เพิ่มเติมได้ง่าย
จะต้องสามารถอ่านและเข้าใจได้ง่าย ไม่ซับซ้อนยุ่งยากและประหยัดในการนำมาใช้งาน

สิ่งที่ควรศึกษาในการออกแบบฟอร์ม ได้แก่
1. ควรรู้ถึงชนิดของเครื่องพิมพ์ที่ใช้ทำการพิมพ์แบบฟอร์มรายงาน เป็นการยากที่จะออกแบบฟอร์มรายงานโดยไม่รู้ชนิดเครื่องพิมพ์ว่าจะใช้เขียนด้วยมือ หรือพิมพ์ด้วยเครื่องพิมพ์โดยสั่งจากเครื่องคอมพิวเตอร์
2.การเขียนรูปแบบของรายงานลงบนแผนผังร่างรายงาน ถ้าเป็นการพิมพ์บนเครื่องคอมพิวเตอร์ ควรจะทำการเขียนร่างรายงานลงบนแผนผังร่างรายงานก่อน ซึ่งจะแสดงลักษณะของรายงานเป็นตารางเมตริก โดยแบ่งกระดาษออกเป็นช่องสี่เหลี่ยมเล็ก ๆ ใช้แสดงจุดที่พิมพ์โปรแกรมเมอร์จะประยุกต์แผนผังร่างรายงานให้เข้ากับโปรแกรมที่ใช้ในการออกแบบระบบ
3.รูปแบบของกระดาษรายงานจะมีส่วนประกอบดังนี้ คือ
3.1 Line Printer Form
3.2 Blocked- Out Cartoon Paper
3.3 Short Carbon Paper
3.4 Unit-Set/ Snapout Form
3.5 Fanfold Continuous Strip Form
3.6 ชนิดของตัวพิมพ์
เนื่องจากแต่ละระบบจะมีโปรแกรมอยู่มากมาย ดังนั้นเราจะใช้เมนูเพื่อช่วยเลือกงานที่เราต้องการจะทำ คล้ายกับการเลือกรายงานจากเมนูในร้านอาหาร โดยที่เมนูบนจอภาพจะมีรายการต่าง ๆ ที่เราจะเลือกทำได้ บรรทัดสุดท้ายจะเป็นที่ที่รอรับคำสั่งจากผู้ใช้ ถ้าเราเลือกเลข 5 งานระบบบัญชีก็จะถูกเรียกใช้และวิ่งไปสู่เมนูระดับถัดไป เราเลือกเลข 3 เมนูใหม่ก็จะปรากฏขึ้นมาดังนั้นเมนูก็จะมีระดับแยกย่อยลึกลงไปเรื่อย ๆ
ภาพที่ 11.1 แสดงจอภาพของเมนู

บริษัท เก้าพัฒนา จำกัด

บัญชีแยกประเภท
บัญชีลูกหนี้
รับ Order
สินค้าคงเหลือ
บัญชีเจ้าหนี้

เลือกตัวเลข (1-5) หรือกด ESC เพื่อเลิกงาน

จำนวนบรรทัดในเมนูไม่ควรจะมากเกินไป ประมาณ 7 บรรทัด มากที่สุด และเวลาที่เลือกเมนูระดับล่างแล้วก็ควรจะวิ่งกลับมาเมนูแม่ของมันได้ โดยการกด “ESC” คีย์ เป็นต้น

การเลือกใช้รูปแบบที่เหมาะสมสำหรับรายงาน
รายงานที่ใช้อยู่แบ่งตามการใช้งานออกเป็น 2 ชนิด คือ

รายงานที่ใช้กันเองภายในหน่วยงานหรือองค์กร
รายงานที่ใช้ภายนอกหน่วยงานหรือองค์กร

การออกแบบรายงานที่ใช้จะต้องคำนึงถึงการใช้งานด้วย หากเป็นรายงานที่ใช้กันเองภายในหน่วยงานหรือองค์กร ไม่จำเป็นจะต้องมีรายละเอียดคำอธิบาย สำหรับช่องต่าง ๆ ที่ได้ทำการกรอกข้อมูล หรือไม่จำเป็นต้องมีชื่อ ที่อยู่ ของหน่วยงานหรือองค์กรอย่างชัดเจน มีเพียงสัญลักษณ์หรือโลโก้ก็เพียงพอ ให้รู้วารายงานนั้น ๆ เป็นของหน่วยงานหรือองค์กรของตน แต่ถ้าเป็นรายงานที่ใช้ภายนอกหน่วยงานหรือองค์การ จะต้องมีชื่อ ที่อยู่ สัญลักษณ์หรือโลโก้ของหน่วยงานหรือองค์กรอย่างชัดเจน และต้องมีรายละเอียดคำอธิบาย สำหรับช่องต่าง ๆ ที่ให้ทำการกรอกข้อมูลเพื่อบุคคลภายนอกง่ายต่อการเข้าใจและการกรอกข้อมูลด้วย

การออกแบบการพิมพ์รายงาน
การพิมพ์รายงานออกทางเครื่องพิมพ์เป็นที่นิยมอย่างมากและแพร่หลายในปัจจุบันรายงานต่างๆ ที่นักวิเคราะห์ระบบออกแบบไว้นั้นจะต้องออกแบบรายงานให้สามารถแสดงข้อมูลได้อย่างเพียงพอ มีรูปแบบที่เหมาะสม ตรงกับความต้องการของผู้ใช้ด้วย และสิ่งที่ต้องคำนึงในการออกแบบรายงาน คือ
1.พื้นฐานของรายงาน มีลักษณะที่นักวิเคราะห์ระบบจะต้องทราบ คือ ประเภทของข้อมูลที่จะต้องแสดงในตำแหน่งใดตำแหน่งหนึ่งบนรานงาน ข้อมูลนั้นประเภทใด ต้องใช้ความกว้างกี่ตัวอักษรจึงสมารถแสดงผลได้พอ แบ่งแยกได้ 2 ประเภท คือ
1.1 ข้อมูลที่เป็นค่าคงที่ หมายถึง ข้อมูลที่ต้องออกมาเหมือนทุกครั้งที่มีการพิมพ์รายงาน การออกแบบข้อมูลที่เป็นค่าคงที่จะระบุอย่างแน่นอน
1.2 ข้อมูลเป็นค่าตัวแปร หมายถึง ข้อมูลที่อาจจะมีการเปลี่ยนแปลงไปได้แต่ละครั้งที่ทำการพิมพ์รายงาน เนื่องจากข้อมูลที่ได้อาจเป็นการคำนวณค่าหรือเป็นข้อมูลในฐานข้อมูลที่มีอยู่ เป็นต้น
2. การคำนวณความกว้างของรายงาน เครื่องพิมพ์แต่ละเครื่องจะมีความสามารถในการพิมพ์รายงานได้ไม่เหมือนกันทั้งความกว้างและความยาง ฉะนั้นการออกแบบรายงานจะต้องคำนึงถึงเครื่องพิมพ์ทีจะใช้พิมพ์รายงานด้วยว่า Report Layout ที่สร้างขึ้นสามารถที่จะทำการพิมพ์ออกมาเป็นรายงานที่สมบรูณ์

ขั้นตอนการออกแบบรายงาน
สามารถสรุปออกมาเป็นขั้นตอนซึ่งมีลำดับ ดังนี้

พิจารณาถึงวัตถุประสงค์ของรายงาน
พิจารณาถึงผู้ใช้รายงานที่จะออกแบบว่าเป็นใคร
มีข้อมูลอะไรบ้างที่จะต้องการให้แสดงหรือพิมพ์ออกมาในรายงาน
นับจำนวนช่องว่างและความกว้างข้อมูลใน Field ต่าง ๆ เพื่อนำมาพิจารณาถึงขนาดของรายงานที่จะพิมพ์
ตั้งชื่อรายงาน
ควรจะต้องมีการพิมพ์เลขหน้าของรายงานกำกับเอาไว้เสมอในส่วนหัวจองรายงาน
ควรจะแสดงวันที่ที่ทำการพิมพ์รายงานนั้นๆ ในตัวราย
ควรใช้คำพูดที่ชัดเจนสำหรับหัวข้อรายงานในแต่แถว
ควรจะระบุชนิดของข้อมูลว่าเป็นตัวเลขหรือตัวอักษรที่จะใช้พิมพ์ในส่วนนั้นๆ ให้ชัดเจน
ระบุตำแหน่งที่ใช้สำหรับการพิมพ์ข้อความสุปรายงาน
ให้ผู้ใช้ตรวจสอบรายงานที่ทำการออกแบบเพื่อความถูกต้อง และแน่ใจได้ว่ารายงานที่ออกแบบตรงกับความต้องการของผู้ใช้

หลักการออกแบบรายงาน
การออกแบบรายงานมีหลักที่ควรจะทราบอยู่ 6 ประการ คือ

การออกแบบรายงานเพื่อตอบสนองต่อความต้องการของผู้ใช้ระบบ
การออกแบบรายงานให้เหมาะสมต่อผู้ใช้ระบบ
ส่งมอบรายงานตามจำนวนที่ผู้ใช้ระบบต้องการ
ให้แน่ใจว่ารายงานได้อยู่ในตำแหน่งที่เหมาะสม
รายงานถูกส่งมอบให้กับผู้ใช้ระบบตามเวลาที่กำหนด
เลือกวิธีการที่เหมาะสมสำหรับรายงานแต่ละแบบ

เทคนิคการออกแบบรายงาน
การออกแบบรายงานที่ใช้กันอยู่ภายในหรือภายนอกหน่วยงานหรือองค์กรก็ตาม มีเทคนิคที่น่าสนใจสำหรับการออกแบบรายงาน ดังนี้
1. ทำการรวบรวมรายละเอียดหรือข้อมูลทั้งหมดที่จะพิมพ์ลงบนรายงาน โดยเขียนความยาวของตัวอักษรกำกับเอาไว้
2. ทำการออกแบบรูปแบบของรายงานจัดทำออกมาในลักษณะของLayout แล้วให้ผู้ใช้รายงานตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล และตรงตามความต้องการของผู้ใช้
3. หัวข้อของรายควรจะเขียนให้ชัดเจน
4. ควรมีตัวเลขแสดงลำดับของรายงาน หรือวันที่ หรือตัวเลขกำกับรายงานของหน่วยงานหรือองค์กร
5. ควรเรียงลำดับข้อมูลรายงานตามความต้องการใช้งาน และจัดเรียงรายละเอียดของข้อมูลให้สวยงาม
6. ใช้เส้นขีดแบ่งในรายงานเพ่อแสดงความสำคัญของข้อมูล และกลุ่มของข้อมูล
7. ถ้าแบบฟอร์มรายงานต้องมีการลงข้อมูลโดยวิธีการเขียนด้วยมือควรเรียงลำดับจากซ้ายไปขวาและบนล่าง

การออกแบบ OUTPUT ทางจอภาพ
OUTPUT ทางจอจะคล้ายกับคล้ายกับ OUTPUT ที่ออกทางเครื่องพิมพ์มาก แต่มีข้อแตกต่างอยู่ด้วยหลายจุด คือ
1. ข้อมูลที่แสดงออกมาจะไม่ตายตัว () เหมือนกับการพิมพ์รายงานทางเครื่องพิมพ์
2. ลักษณะของ OUTPUT จะมีความยืดหยุ่นค่อนข้างมาก
ข้อจำกัดที่มี คือ การอกแบบ OUTPUT ทางจอภาพ ผู้ใช้จะต้องมีจอภาพสำหรับแสดง OUTPUT นี้ด้วย ถ้าผู้ใช้ไม่มีก็ไม่สามารถที่จะดู OUTPUT นี้ได้
ข้อแนะนำในการออกแบบ OUTPUT ทางจอภาพ มีอยู่ 4 ข้อ คือ
1. พยายามให้การแสดงข้อมูลบนจอภาพดูเรียบง่าย ไม่ซับซ้อน
2. พยายามให้การแสดงผลบนจอภาพมีมาตรฐานแบบเดียวกัน เพื่อให้ผู้ใช้เกิดความคุ้นเคยได้เร็ว
3. สำหรับข้อมูลบางอย่างที่ต้องการเน้นให้เห็นถึงความแตกต่าง อาจจะใช้สีที่แตกต่างกันออกไปจากปกติเพื่อดึงดูดความสนใจของผู้ใช้
4. ให้การโต้ตอบระหว่างผู้ใช้ระบบกับจอภาพเป็นไปโดยธรรมชาติมากที่สุด คือ ทำงานจากซ้ายไปขวาและบนล่าง

รายงานอาจจะแบ่งออกได้เป็นหลายแบบขึ้นออยู่กับว่าใครเป็นผู้ใช้ข้อมูลที่พิมพ์ในรายงานนั้น และจำนวนพิมพ์ บ่อยครั้งเท่าไร รายงานอาจจะแบ่งออกเป็นชนิดต่างๆ ได้ ดังนี้
1. รายงานภายใน (Internal Report) เป็นรายงานที่ภายในองค์กรและใช้กับพนักงานในองค์กรเป็นส่วนใหญ่
2. รายงานภายนอก (External Report) เป็นรายงานที่เราส่งให้หน่วยงานภายนอก ตัวอย่างเช่น ใบทวงหนี้ลูกค้า รายงานสำหรับผู้ถือหุ้น รายงานการปันผล รายงานแบบฟอร์มภาษีสำหรับรัฐบาล เป็นต้น
3. รายงานยกเว้น (Exception Report) เป็นรายงานที่แสดงข้อมูลผิดพลาดแตกต่างจากข้อมูลธรรมดา ตัวอย่างเช่น รายงานตัวเลขที่สินค้าผิดพลาด เป็นต้น
4. รายงานสรุป (Summery Report) เป็นรายงานแสดงตัวเลขบางตัว และอาจจะเป็นรายงานสรุปจากรายงานรายละเอียดบางฉบับ ตัวอย่างเช่น รายงานสรุปยอดขายประจำปี ก็คือ รายงานแสดงผลรวมยอดขายประจำเดือน เป็นต้น
5. รายงานตารางเวลาการทำงาน (Scheduled Report) รายงานนี้จะผลิตตามคาบเวลา เช่น รายวัน รายสัปดาห์ รายเดือน และรายปี ซึ่งกำหนดแผนการทำงานและกิจกรรมที่จะต้องทำตามคาบเวลานั้นๆ
6. รายงานตามคำขอ (On-Demand Report) เป็นรายงานที่จะพิมพ์เมื่อคำขอเท่านั้น ตัวอย่างเช่น รายงานลูกค้าของบริษัท เป็นต้น แต่การพิมพ์รายงานนี้อาจไม่ได้ทันที่ที่ขอ เนื่องจากเวลาเครื่องคอมพิวเตอร์อาจจะไม่พอ เราอาจกำหนดไว้ว่ารายงานประเภทนี้จะพิมพ์เพียงวันละครั้งตอนเย็น เป็นต้น

ภาพที่ 11.2 แสดงตัวอย่างรายงาน

Input Device	Description
Biologicat feedback device	Device that creates a digital image of biological data such as fingerprints or retina patterns.
Data collection device	Fixed or portable devices that can read data on-site; fixed devices include ATMs and warehouse inventory control points; portable devices include terminals used by package delivery drivers, some of which can capture and store a signature digitally.
Digital camera	Device that records photographs in digital form rather than using traditional film; the resulting data file can be stored, displayed, or manipulated by the computer.
Electronic whiteboard	Electronic version of standard whiteboard that uses scanners to record and store text or graphics that are written or drawn on the board.
Graphic input device	Includes light pens, digitizers, and graphics tablets that allow drawings to be translated into digital form that can be processed by a computer.
Handheld computer pen	Electronic device, also called a stylus, that allows users to form characters on the screen of a handheld computer, Handwriting recognition software translated the characters into computer-readable input.
Internet workstation	Enables the user to provide input to Web-based intranet or Internet recipients; can be integrated with information system output or personal computer applications.
Keyboard	Most common input device.
MICR(magnetic ink character recognition)	Technology used primarily in the banking industry to read magnetic ink characters printed on checks.
Mouse	Pointing device that allows the user to move the insertion point to a specific location on the screen and select options.
Scanner/optical recognition	Various devices that read printed bar codes, characters, or images.
Telephone	Technology that allows users to press telephone buttons or speak selected words to choose options in a system, such as electronic funds transfer, shop-at-home purchases, or registration for college courses.
Terminal	Device that might be dumb (screen and keyboard only) or intelligent(screen, keyboard, independent processing).
Touch screen	Sensors that allow users to interface with the computer and select options by touching specific locations on the screen.
Video input	Video camera input, in digital form, that can be stored and replayed later.
Voice input device	Device that allows users to enter data and issue commands using spoken words; also can be used in connection with telephone input. So a user can press, or say, a number to select a processing option

ภาพที่ 11.2 แสดงอุปกรณ์รับข้อมูลเข้า

ภาพที่ 11.3 แสดงการออกแบบหน้าจอป้อนข้อมูล

Information Delivery Method	Description
Audio	Audio output consists of speech or sounds that can be stored digitally and reproduced as audible information.
Automated facsimile	Automated facsimile systems allow users to request and receive specific information; by facsimile.
Computer output microfilm(COM)	Computer output microfilm(COM) records information as images on microfilm rolls or microfiche sheets.
E-mail	E-mail, or electronic messaging systems, support internal and external business communications using local or wide area network, including the Internet.
Internet-based	The Internet has profoundly affected business communications and changed the way business is conducted. Companies today depend on Web-based information delivery to support business operation, to manage the enterprise, and to provide an information infrastructure.
Other specialized devices	Diverse business operations require specialized applications, including point-of-sale terminals, ATMs, special-purpose printers plotters, digital photos, and visual displays on machines and appliances.
Printer	Prints text and graphics on various types of paper
Screen	Displays text and graphics on computer monitor or terminal.

ภาพที่ 11.4 แสดงประเภทของข้อมูลออก

*รายงานแบบละเอียด

* รายงานแบบยกเว้น

* รายงานสรุป
ภาพที่ 11.5 แสดงประเภทของรายงาน

ภาพที่ 11.6 แสดงหลักการออกแบบรายงาน

ภาพที่ 11.7 แสดงผังช่องว่างสำหรับพิมพ์

ภาพที่ 11.8 แสดงปริมาณกระดาษและระยะเวลาในการพิมพ์

บทที่ 11
การวิเคราะห์และออกแบบ

Sequential	แฟ้มข้อมูลแบบอนุกรม
Random/Direct	แฟ้มข้อมูลแบบแรนดอม
Index	ค่าดัชนี
ISAM: Index Sequential Access Mode	แฟ้มข้อมูลไอแซม
Heading	พื้นที่ส่วนหัวของจอภาพ
Body	พื้นที่ส่วนกลางของจอภาพ
Ending	พื้นที่ส่วนล่างของจอภาพ
Constant Information	ข้อมูลที่เป็นค่าคงที่
Variable Information	ข้อมูลที่เป็นค่าตัวแปร
Internal Report	รายงานภายใน
External Report	รายงานภายนอก
Exception Report	รายงานยกเว้น
Summery Report	รายงานสรุป
Scheduled Reports	รายงานตารางเวลาการทำงาน
On-Demand Reports	รายงานตามคำขอ

บทที่ 11 การวิเคราะห์และออกแบบ

บทที่ 11
การวิเคราะห์และออกแบบ