บทที่ 4
ขั้นตอนและวิธีการในการวิเคราะห์และออกแบบระบบ

วัตถุประสงค์เชิงพฤติกรรม (Behavioral Objectives)
หลังจากศึกษาจบบทเรียนนี้แล้ว นักศึกษาจะมีความสามารถดังนี้ 
(After studying this chapter, you will be able to)

 

บทที่ 4 
ขั้นตอนและวิธีการในการวิเคราะห์และออกแบบระบบ 
ก่อนที่จะเริ่มลงมือทำการวิเคราะห์และออกแบบระบบนั้น จะต้องทราบถึงขั้นตอนและวิธีการในการวิเคราะห์และออกแบบ ซึ่งหมายถึง การทำการวิเคราะห์ระบบงานปัจจุบัน นั่นคือการนำเอาระบบงานปัจจุบันมาทำการวิเคราะห์ เพื่อค้นหาปัญหา (Problem Finding), กำหนดปัญหา (Problem Definition), และกำหนดวิธีการแก้ปัญหา (Problem Solving) ซึ่งในแต่ละขั้นตอนจะมีวิธีการต่าง ๆ ที่สามารถนำมาใช้สำหรับการวิเคราะห์และออกแบบระบบ ซึ่งมีอยู่มากมายหลายวิธี ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับว่านักวิเคราะห์ระบบจะนำวิธีการใดมาใช้ในขั้นตอนใด ต้องดูถึงความเหมาะสมของวิธีการกับขั้นตอนนั้น ๆ ด้วย

 

                การที่นักวิเคราะห์ระบบจะทราบได้ว่าองค์กรที่จะทำการวิเคราะห์ระบบนั้น ๆ มีปัญหาหรือไม่ จะต้องทำการแยกแยะระหว่างปัญหาที่เกิดขึ้นจริงกับปัญหาที่เกิดขึ้นจากการตั้งข้อสังเกตของบุคลากรในองค์กรว่าเป็นปัญหา นักวิเคราะห์ระบบจะต้องฉลาดพอที่จะวินิจฉัยข้อแตกต่างระหว่าง 2 ปัญหาที่เกิดขึ้นนี้ และเข้าใจถึงปัญหาที่แท้จริงกับผลของปัญหา เช่น การไม่มีสถานที่เพียงพอสำหรับพนักงานในสำนักงาน ปัญหาที่เกิดขึ้นดูเหมือนว่าจะเป็นเรื่องการไม่มีพื้นที่เพียงพอสำหรับพนักงาน แต่ที่จริงแล้วปัญหาที่เกิดขึ้น คือ การจัดระบบการวางสิ่งของยังไม่ดีพอการไม่มีที่เพียงพอเป็นเพียงอาการของปัญหาเท่านั้น นักวิเคราะห์ระบบต้องทำความเข้าใจในเรื่องเหล่านี้   
โดยปกติแล้ว นักวิเคราะห์ระบบจะรับทราบปัญหาไว้จากหลาย ๆ แหล่ง ในที่นี้จะแจกแจงออกเป็นรายงานปัญหาที่มาจากปัจจัยภายนอกและปัจจัยภายใน

                รายงานปัญหาที่มาจากปัจจัยภายนอก

เป็นต้น

                รายงานปัญหาที่เกิดมาจากปัจจัยภายใน

เป็นต้น

                ปัญหาที่เกิดขึ้นภายในองค์กรนั้น สามารถสรุปถึงแหล่งที่มาของปัญหาซึ่งเป็นจุดเริ่มต้นของปัญหาที่อาจจะเกิดขึ้นในองค์กรได้ ตัวอย่างเช่น 
1. ความปลอดภัยในการเก็บรักษาข้อมูลขององค์กร ความเข้มงวดหรือมาตรการการรักษาความปลอดภัยที่ไม่ได้มาตรฐาน อาจจะนำไปสู่ปัญหาของระบบที่ใช้อยู่ในปัจจุบัน 
2. การกำหนดอำนาจหน้าที่ของบุคคลในการใช้ข้อมูลในระบบว่าบุคคลใดจะสามารถใช้ข้อมูลอะไรบ้าง 
3. การกำหนดจุดมุ่งหมายของระบบข้อมูลที่มีอยู่ ว่าจะถูกนำไปใช้ในลักษณะใดเพื่ออะไร ยังไม่ชัดเจน ทำให้นำไปสู่ความขัดแย้งกันในระบบข้อมูลปัจจุบัน 
4. ปัญหาที่มักจะเกิดขึ้นบ่อย ๆ คือ การไม่มีระบบธุรกิจที่จะมารองรับการดำเนินงานที่มีอยู่ในปัจจุบันให้เพียงพอขององค์กร 
5. ความถูกต้องและความแน่นอนของข้อมูลไม่ดีพอ 
6. ในระบบงานที่มีข้อมูลมาก ๆ หากวิธีการเก็บข้อมูลไม่ดีพอ อาจจะนำมาซึ่งปัญหาได้ เช่น การค้นหาเอกสารที่ต้องการจะใช้เวลามาก สาเหตุนี้เป็นจุดเริ่มต้นของการนำเอาระบบคอมพิวเตอร์มาใช้แทนการเก็บข้อมูลโดยตู้เอกสาร 
7. ผู้บริหารก็อาจเป็นสาเหตุหนึ่งของแหล่งที่มาของปัญหา เช่น การส่งต่อของเอกสาร เป็นต้น

                การศึกษาถึงสิ่งที่บ่งบอกว่าจะเกิดปัญหาขึ้นในแหล่งนั้น ๆ หรือในแผนกนั้น ๆ สัญญาณบ่งบอกถึงปัญหาดังกล่าว ได้แก่

การวางแผนงานเพื่อศึกษาปัญหา 
หลังจากที่นักวิเคราะห์ระบบพบสิ่งบอกเหตุของปัญหาแล้ว และพร้อมที่จะทำการกำหนดปัญหา (Problem Definition) สิ่งสำคัญที่จะต้องทำเพื่อเป็นพื้นฐานการวางแผนในอนาคตมีอยู่ 3 ประการ คือ
1. การกำหนดหัวเรื่องของปัญหา (Subject) การกำหนดหัวเรื่องของปัญหาของระบบเป็นหัวใจหลักของขั้นตอนการกำหนดปัญหา (Problem Definition) การที่นักวิเคราะห์ระบบสามารถแยกระหว่างอาการของปัญหากับปัญหาที่แท้จริงได้แล้ว จะทำให้นักวิเคราะห์ระบบเข้าใจได้ชัดเจนยิ่งขึ้น แต่ปัญหาที่น่าหนักใจอีกอย่างหนึ่งของนักวิเคราะห์ระบบใหม่ ๆ ที่ยังไม่มีประสบการณ์มากนักหรือมีประสบการณ์น้อย หรือสำหรับนักเรียนศึกษาที่เรียนการวิเคราะห์ระบบ คือ การกำหนดหัวข้อเรื่องของปัญหาที่ชัดเจน เพื่อให้เข้าใจถึงสิ่งที่จะทำได้ง่ายขึ้น ดังนั้นการกำหนดหัวเรื่องของปัญหาควรจะกระทำโดยรอบคอบ เพราะเป็นจุดเริ่มต้นของการศึกษาระบบ
2. กำหนดขอบเขตของปัญหา (Scope) หลังจากที่เรากำหนดหัวข้อของปัญหาแล้วจะต้องกำหนดขอบเขตในการศึกษาปัญหานั้น ๆ เช่น การกำหนดจุดเริ่มต้นของการศึกษาและจุดสิ้นสุดของการศึกษา นักวิเคราะห์ระบบจะต้องทำการเจาะลงไปว่าจะทำการศึกษาในแผนกอะไรขององค์กร กลุ่มบุคคลใดที่จะทำการสอบถามหรือศึกษา เป็นต้น จะเป็นการช่วยตีกรอบของการศึกษาเข้ามาได้ นอกจากนั้น บางครั้งการศึกษาวิเคราะห์อาจจะถูกจำกัดโดยเวลาเงินทุน หรือลักษณะขององค์กร ฉะนั้น การกำหนดขอบเขตของปัญหาจึงช่วยให้การวิเคราะห์เป็นไปได้มากขึ้น 
3. การกำหนดจุดประสงค์หรือเป้าหมายของการศึกษา (Objective) เป้าหมายที่กำหนดจะต้องไม่ยากหรือมีข้อจำกัดมากจนเกินไป นอกจากนี้เป้าหมายที่วางไว้สามารถติค่าออกมาเป็นตัวเลขที่วัดได้หรือเป็นรูปธรรมที่มองเห็น ซึ่งจะทำให้ผู้บริหารองค์กรหรือนักธุรกิจที่ว่าจ้างนักวิเคราะห์และออกแบบระบบสามารถตัดสินใจได้ว่างานที่ทำได้บรรลุเป้าหมายที่วางไว้หรือไม่

การศึกษาผลกระทบของระบบงาน 
เมื่อการพัฒนาระบบเริ่มต้นขึ้น การศึกษาถึงปัญหา ความต้องการ และความเป็นไปได้ของระบบได้ครอบคลุมอยู่ในขั้นตอนของการวิเคราะห์ระบบงานแล้ว ดังนั้น การค้นหาของขอบเขตของระบบและผลกระทบของระบบจะต้องถูกทำไปพร้อม ๆ กัน การศึกษาผลกระทบของระบบงานแบ่งออกเป็น 2 กลุ่ม คือ 
1. ใครที่จะโดนกระทบ (Who) 
2. ระบบงานจะส่งผลกระทบอย่างไร (How) 
นักวิเคราะห์ระบบจะต้องทำความเข้าใจว่าระบบงานที่พัฒนาขึ้นจะมีผลกระทบกับใครบ้างโดยบุคคลที่โดยกระทบอยู่ตำแหน่งใดของธุรกิจ และในบางครั้งระบบที่ทำการพัฒนาขึ้นใหม่อาจะทำให้ตำแหน่งบางตำแหน่งกลายเป็นส่วนเกินของระบบ และอาจจะต้องโยกย้ายหรือยุบออกไป ซึ่งจะทำให้เกิดผลกระทบอย่างมาก ดังนั้นนักวิเคราะห์ระบบจะต้องประสานงานหรือสื่อสารกับผู้บริหารอย่างต่อเนื่อง จนกว่าจะแก้ปัญหาของผลกระทบต่าง ๆ ได้

การเขียนรายงานแสดงหัวข้อปัญหา 
                รายงานแสดงหัวข้อปัญหาเป็นรายงานสั้น ๆ แสดงถึงความคืบหน้าในการศึกษาเบื้องต้นของการวิเคราะห์ระบบ และแสดงหัวข้อหลักของระบบที่จะทำการศึกษา ในรายงานฉบับนี้นักวิเคราะห์ระบบจะต้องเขียนคำอธิบายให้ชัดเจนถึงปัญหาที่เกิดขึ้น ถ้าไม่สามารถชี้แจงได้ชัดเจนจะเป็นผลทำให้ผู้ว่าจ้างหรือผู้บริหารขาดความมั่นใจในความสามารถของนักวิเคราะห์ระบบ 
โดยปกติแล้วผู้บริหารมักจะตัดสินการทำงานของนักวิเคราะห์ระบบจากความประทับใจในงานวิเคราะห์ระบบ ถ้านักวิเคราะห์ระบบแสดงความไม่มั่นใจในตัวเองกับสิ่งจัดทำขึ้น ผู้บริหารก็มีโอกาสที่จะคาดเดาได้ว่างานที่ทำไม่ถูกต้องหรือไม่ประสบความสำเร็จ ดังนั้น การทำรายงานเพื่อแสดงหัวข้อปัญหาจึงเป็นสิ่งสำคัญอย่างหนึ่งที่จะอธิบายให้กับผู้ว่าจ้าหรือผู้บริหารเข้าใจภาพพจน์ใหม่ของระบบที่จะเกิดขึ้น และมองเห็นแนวคิดทางธุรกิจที่อาจเปลี่ยนไป 
สิ่งที่ควรจะมีในรายงานแสดงหัวข้อปัญหา

การทำแผนภาพตารางเวลา 
                ในการวางแผนและวิเคราะห์ระบบ วงจรพัฒนาระบบ (SDLC) เป็นแผนภาพรวมของการศึกษา ในการวิเคราะห์ระบบ ตารางเวลาที่วางไว้อาจจะเปลี่ยนแปลงได้ทุกเวลา ตารางที่กำหนดขึ้นนี้เป็นเพียงแนวทางของนักวิเคราะห์ระบบว่าจะทำอะไรเมื่อใด การทำตารางเวลานี้นักวิเคราะห์ระบบจะต้องเข้าใจชัดเจนถึงปัญหาที่เกิดขึ้น หมายถึง การกำหนดปัญหา (Problem Definition) นอกจากนี้นักวิเคราะห์ระบบจะต้องศึกษาความเป็นไปได้เบื้องต้นเกี่ยวกับระบบ (Feasibility Study) เพื่อศึกษาความเป็นไปได้ของระบบมาพอสมควร เพื่อจะได้นำข้อมูลจากการศึกษาความเป็นไปได้เบื้องต้นมาจัดเตรียมแผนงานตารางเวลา การวางแผนงานกำหนดตารางเวลามีหลายวิธี และวิธีหนึ่งที่นิยมใช้กันมาก คือการใช้ Gantt Chart

การศึกษาความเหมาะสม  
ขั้นตอนของการศึกษาความเหมาะสมนี้เป็นขั้นตอนของการวิเคราะห์เบื้องต้น เพื่อเป็นการศึกษาและใช้ประกอบการตัดสินใจว่าจะพัฒนาระบบที่ใช้อยู่เดิมให้มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้นหรือจะพัฒนาระบบใหม่ทั้งหมด ในขึ้นตอนที่นักวิเคราะห์ระบบจะต้องทำความเข้าใจสภาพแวดล้อมของการทำงานในปัจจุบัน เช่น การที่จะนำเอาระบบใหม่ทั้งระบบไปใช้แทนระบบเดิม โดยให้ผู้ใช้ชุดเดิมพิจารณาว่ามีความเหมาะสมหรือไม่ หรือทำการเปลี่ยนแปลงระบบการทำงานเพียงบางส่วน แล้วนำเอาวิธีการทำงานแบบใหม่เข้าไปแทนจุดนั้น โดยจุดที่มีการเปลี่ยนแปลงเป็นจุดที่มีการทำงานอย่างหนักอยู่แล้ว การพิจารณาสภาพความเหมาะสมที่กล่าวมาแล้วข้างต้นเป็นสิ่งที่สำคัญ เพราะการเปลี่ยนแปลงจากสภาพการทำงานเดิมไปสู่ระบบการทำงานด้วยคอมพิวเตอร์ (Computerized System) โดยที่ไม่ทำความเข้าใจกับผู้ใช้กลุ่มเก่า ๆ ก่อน อาจจะนำความล้มเหลวมาสู่นักวิเคราะห์ระบบได้

                ปัจจัยที่ควรจะศึกษาความเหมาะสม คือ 
                1. ความเหมาะสมระหว่างระบบกับคนในองค์กร (คนเก่า ๆ ในองค์กร) 
2. ความเหมาะสมทางด้านเศรษฐกิจ โดยการศึกษาถึงต้นทุนของการใช้ระบบใหม่เปรียบเทียบกับระบบเก่า และผลที่จะได้รับ 
3. ความเหมาะสมทางด้านเทคโนโลยี การทำระบบใหม่ย่อมมีค่าใช้จ่ายในการจัดหาอุปกรณ์ใหม่ ๆ การเลือกใช้อุปกรณ์ที่เหมาะสมและประโยชน์สูงสุดที่จะได้รับ เพื่อให้ระบบมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น เช่น การส่งผ่านข้อมูลระหว่างสำนักงานใหญ่กับสาขาต่างจังหวัด ซึ่งต้องพิจารณาว่าจะใช้วิธีใดเป็นสิ่งสำคัญ เพราะความรวดเร็วในการรับส่งข้อมูลเป็นปัจจัยที่สำคัญดังนั้น นักวิเคราะห์ระบบจะต้องทำการศึกษาว่าการใช้ดาวเทียมหรือการส่งข้อมูลทางสายโทรศัพท์ (Leased Line) หรือการใช้ไมโครเวฟวิธีการใดจะมีประสิทธิภาพมากที่สุด

                วิธีการศึกษาความเหมาะสม สามารถกำหนดเป้าหมายของการศึกษาได้เป็น 2 หัวข้อใหญ่ๆ คือ 
1. การเข้าใจและกำหนดปัญหาที่แท้จริงของระบบที่จะทำการวิเคราะห์ออกมา 
2. การค้นหาวิธีการแก้ปัญหาที่เป็นไปได้มากที่สุดที่จะเข้าไปแก้ปัญหานั้น ๆ

                ขั้นตอนในการศึกษาความเหมาะสมของระบบ B มีดังนี้ 
1. การสัมภาษณ์ เป็นการสอบถามความเป็นจริงเกี่ยวกับสภาพปัญหาที่เกิดขึ้น หรือความต้องการของผู้ใช้ที่ต้องการจะเห็นความเปลี่ยนแปลงหรือการพัฒนาเกิดขึ้นในระบบการทำงาน นักวิเคราะห์ระบบจะต้องค้นหาให้ได้ถึงปัญหาและสาเหตุของปัญหาที่แท้จริงซึ่งอาจจะเป็นการยากสำหรับนักวิเคราะห์ เพราะการคาดคั้นเอาความจริงจากผู้ใช้อาจก่อให้เกิดความขัดแย้งได้ แต่บางทีอาจจะหลีกเลี่ยงการสอบถามจากบุคคลโดยตรง โดยอาจจะใช้วิธีการสังเกตจากเหตุการณ์ที่เกิดขึ้น นักวิเคราะห์จะต้องให้ความมั่นในแก่ผู้ใช้ที่อยู่ในขอบข่ายการศึกษาว่าไม่ได้มาทำการจับผิด ต้องพยายามแสดงให้เห็นว่านักวิเคราะห์ระบบจะมาช่วยให้การทำงานดีขึ้นการสัมภาษณ์ควรจะเริ่มจากระดับผู้จัดการแล้วตามด้วยผู้ช่วยผู้จัดการและระดับต่าง  ๆ ตามลำดับลดหลั่นกันไป 
2. ทำการศึกษาจากข้อมูลและรายงานเอกสาร ซึ่งเกี่ยวข้องกับหัวข้อเรื่องที่จะทำการศึกษา ว่าสิ่งที่อยู่ในขอบเขตที่ทำการศึกษานั้นมีเอกสารและการเก็บข้อมูลอะไรบ้าง และข้อมูลเอกสารเหล่านี้เกิดขึ้นได้อย่างไร ใครเป็นผู้จัดทำและจัดเก็บ 
3. ทำการศึกษาขั้นตอนการดำเนินงานของระบบ โดยศึกษาจากคู่มือการปฏิบัติงาน (Operation Manual) หรือจากเอกสารต่าง ๆ ที่แสดงขั้นตอนการดำเนินงาน วิธีนี้ จะทำให้ประหยัดเวลาในการเข้าสอบถามผู้ใช้แต่ละคน โดยเอกสารเหล่านี้อาจจะขอได้จากระดับผู้จัดการในขณะทำการสัมภาษณ์
4. เขียน Data Flow Diagram หรือ System Flowchart เพื่อแสดงถึงขั้นตอนการทำงาน (Work Flow) ซึ่งจะช่วยให้เข้าในถึงสิ่งที่ทำการศึกษาในขณะนี้ เพราะ DFD คือ ภาพแสดงของระบบเก่าที่กำลังทำการศึกษาอยู่ทั้งหมด
5. ทำการทบทวนหัวข้อเรื่อง (Subject), ขอบเขต (Scope) และเป้าหมายที่วางไว้อีกครั้งหนึ่ง เนื่องจากบางครั้งหลังจากการศึกษาความเป็นไปได้ (Feasibility Study) แล้วปัญหาที่พบอาจจะแตกต่างจากปัญหาที่ได้เขียนไว้ในขั้นตอนการกำหนดปัญหาของระบบในตอนต้น (Problem Definition) ดังนั้น การจัดทำหัวข้อเรื่อง (Subject), ขอบเขต (Scope) และเป้าหมายใหม่ รวมถึงข้อสรุปที่จะเสนอต่อระดับผู้บริหารองค์กร นักวิเคราะห์ระบบจะต้องแสดงให้เห็นความเข้าใจปัญหาอย่างถ่องแท้ในขั้นตอนนี้ มิฉะนั้นระดับผู้บริหารจะขาดความไว้วางใจและไม่เชื่อคำแนะนำ
6. จัดการประชุมระหว่างผู้ที่เกี่ยวข้องรวมถึงระดับบริหาร นักวิเคราะห์ระบบจะต้องแสดงถึงสิ่งที่ได้จากการศึกษารวมทั้งข้อสรุปต่าง ๆ และข้อเสนอแนะแนวทางในการแก้ไขอย่างคร่าว ๆ เกี่ยวกับ วิธีการ เวลา ต้นทุน และผลตอบแทนที่จะได้รับ โดยต้องพยายามโน้มน้าวให้ทุกคนเห็นด้วยในสิ่งที่คิดว่าควรจะแก้ไขเปลี่ยนแปลง ขั้นตอนนี้เป็นขั้นตอนที่สำคัญ เพราะจะต้องขอความเห็นชอบจากผู้บริหาร นอกจากนี้ หากมีการเปลี่ยนแปลงในการวางระบบจะต้องรีบแจ้งให้ผู้ที่เกี่ยวข้องทราบทันที 
7. หลังจากที่ได้รับความเห็นชอบแล้วจะต้องจัดทำเอกสารสรุปเกี่ยวกับแผนพัฒนาระบบเกี่ยวกับต้นทุน ค่าใช้จ่าย เวลา ทรัพยากร หมายถึง การสั่งซื้อเครื่องคอมพิวเตอร์ซอฟต์แวร์หรือโปรแกรมสำเร็จรูปต่าง ๆ  และเสนอต่อผู้บริหารต่อไป เป็นการจบขั้นตอนการศึกษาความเป็นไปได้ (Feasibility Study)

                ถ้าหากการทำการศึกษาความเป็นไปได้ (Feasibility Study) มีความสมบูรณ์ ปัญหาที่สามารถหลีกเลี่ยงได้ คือ
1. การขาดการสนับสนุนจากระดับผู้บริหาร เพราะได้ผ่านความเห็นชอบในแต่ละขั้นตอนมาแล้ว 
2. ความไม่เข้าใจในปัญหาและเป้าหมายที่วางไว้ เพราะในขั้นตอนการศึกษาความเป็นไปได้มีการอธิบายอย่างละเอียดถึงปัญหาที่เกิดขึ้น และเป้าหมายที่กำหนดไว้เพื่อการแก้ไขต่อไปในอนาคต ไว้แล้ว 
3. การประมาณการที่ผิดพลาด ทำให้เวลาและค่าใช้จ่ายต่ำกว่าความเป็นจริง โดยมักจะเกิดจากปัจจัย ต่อไปนี้ 
โครงสร้างของบริษัทที่อาจจะมีการเปลี่ยนแปลง

4. การจัดหาเครื่องคอมพิวเตอร์ เนื่องจากบริษัททั่วไปมักจะซื้อเครื่องคอมพิวเตอร์ก่อนที่จะทำการศึกษาความเป็นไปได้ในการนำเครื่องคอมพิวเตอร์มาใช้ในธุรกิจ ดังนั้น หากมีการศึกษาความเหมาะสมก่อน จะช่วยหลีกเลี่ยงปัญหานี้ได้ เพราะในการศึกษาจะบอกถึงเครื่องคอมพิวเตอร์ที่เหมาะสมกับขนาดธุรกิจ

รายงานการศึกษาความเป็นไปได้ (Feasibility Study Report) 
รายงานการศึกษาความเป็นไปได้เป็นเอกสารที่จะอธิบายระดับผู้บริหารให้ทราบถึงปัญหาที่เกิด และสาเหตุที่ทำให้เกิดปัญหา นอกจากนี้ ในรายงานจะเสนอแนวทางแก้ไขและ ข้อแนะนำต่าง ๆ รายงานควรประกอบไปด้วยส่วนต่าง ๆ ที่สำคัญ ดังนี้
1. ปัญหาที่เกิดขึ้น โดยนักวิเคราะห์ระบบจะต้องอธิบายให้เข้าใจถึงปัญหาที่มีอยู่ 
2. อธิบายถึงขอบเขตของปัญหา และแนวทางแก้ไขปัญหาเบื้องต้น 
3. แสดงผลของการศึกษาความเหมาะสม ว่าหลังจากที่ได้ทำการศึกษาความเหมาะสมแล้ว ความเป็นไปได้ในด้านต่าง ๆ มีมากน้อยเพียงใด เช่น เป้าหมายที่วางไว้ มีโอกาสทำได้หรือเปล่า ความเป็นไปได้ในทางเศรษฐกิจ ความเป็นไปได้ในการฝึกปฏิบัติงานด้วนระบบ ที่นำเข้ามาใช้งาน เป็นต้น 
4. แสดงให้เห็นถึงหน่วยงานที่เกี่ยวข้องกับระบบมากที่สุด และแสดงความเกี่ยวข้องของหน่วยงานนั้นกับปัญหาต่าง ๆ 
5. อธิบายระบบทั้งหมด โดยอธิบายถึงระบบเก่าที่ใช้อยู่ และระบบใหม่ที่อาจจะนำมาใช้แก้ไขปัญหาของระบบเก่า 
6. แสดงรายละเอียดเปรียบเทียบค่าใช้จ่ายและผลตอบแทน 
7. เขียนคำแนะนำลงในรายงาน พร้อมทั้งให้เหตุผล 
8. แนะนำการจัดทำตารางเวลาของการวางระบบ และการกำหนดจุดเวลาที่สำคัญของแต่ละขั้นตอน 
9. ทำการรวบรวม รูปภาพ แผนภาพต่าง ๆ โครงร่างของแผนที่ไม่ได้อธิบายเอาไว้ในตัวรายงานให้มาอยู่ในภาคผนวกท้ายรายงาน

การทำความเข้าใจระบบเดิมที่ใช้อยู่ 
ปัญหาหลักอีกปัญหาที่นักวิเคราะห์ระบบประสบ ไม่ได้อยู่ที่การสร้างหรือการวิเคราะห์ระบบโครงสร้าง แต่อยู่ที่การนำเอาสิ่งที่วิเคราะห์ได้มาปรับปรุงให้เข้ากับความต้องการของระบบธุรกิจ นักวิเคราะห์ระบบต้องเข้าใจระบบทั้งหมดให้ละเอียดก่อนที่จะพัฒนาระบบใหม่ขึ้นมาทดแทน จุดมุ่งหมายในขั้นตอนนี้ คือ ความเข้าใจการทำงานของระบบในปัจจุบันอย่างแท้จริง 
สาเหตุที่ต้องทำความเข้าใจระบบเดิมที่ใช้อยู่ 
1. เพื่อให้เข้าใจในหน้าที่และความรับผิดชอบของแต่ละบุคคลที่เกี่ยวข้อง เพื่อที่จะหลีกเลี่ยงปัญหาที่อาจจะเกิดขึ้นเมื่อมีการแก้ไขข้อมูล 
2. ลักษณะงานบางอย่างมีความคล้ายคลึงกัน หือมีหน้าที่ความรับผิดชอบของงานที่ก้ำกึ่งกันอยู่ บางครั้งอาจทำให้การทำงานมีความซ้ำซ้อนกันได้ ดังนั้น การทำความเข้าใจระบบเดิมที่ใช้อยู่จึงเป็นการแยกงานที่ซ้ำซ้อนนั้นออกมา 
3. เพื่อที่จะเข้าใจลักษณะการแจกจ่ายงานในองค์กรนั้น ๆ 
4. เพื่อแสดงให้เห็นถึงลักษณะการจัดเก็บข้อมูลที่มีความซ้ำซ้อนในระบบปัจจุบันเพราะการไม่ไว้วางใจในระบบเดิมที่ใช้อยู่ ทำให้ต้องมีการจัดเก็บหลาย ๆ แห่ง ซ้ำ ๆ กัน 
5. เพื่อจะใช้ในการตัดสินใจว่าควรจะคงระบบเก่าไว้ โดยทำการอบรมผู้ใช้เพิ่มเติมหรือให้ความรู้แก่ผู้ใช้ในเรื่องงานที่เขากำลังทำอยู่ เพราะบางครั้งอาจไม่จำเป็นต้องออกแบบระบบใหม่เสมอไป 
6. เพื่อที่จะค้นหาระบบควบคุมการทำงานในระบบปัจจุบัน และแสดงให้เห็นถึงการควบคุมระบบการทำงานที่จะเกิดขึ้นในระบบใหม่

การจัดเตรียมบทสรุปเกี่ยวกับระบบเดิมที่ใช้อยู่ 
บทสรุปควรจะประกอบด้วนสิ่งต่าง ๆ ที่นักวิเคราะห์ระบบได้ทำการศึกษามาตั้งแต่ต้นโดยแสดงถึงแนวความคิดในการออกแบบระบบใหม่ เอกสารรายงานต่าง ๆ ควรให้คำแนะนำว่ารายงานต่าง ๆ ที่ใช้อยู่เพียงพอหรือไม่ รายละเอียดที่ได้จากการสัมภาษณ์ การสังเกต การประชุม ข้อมูลจาก Flowchart หรือจากการทำ Work Sampling 
ตัวอย่างบทสรุปเกี่ยวกับระบบเดิมที่ใช้อยู่ 
1. คำอธิบายทั่วไปเกี่ยวกับระบบเดิมที่ใช้อยู่

                2. เอกสาร

                3. ข้อดีของระบบเดิมที่ใช้อยู่ 
4. จุดอ่อนของระบบเดิมที่ใช้อยู่

                5. อื่นๆ ที่เกี่ยวข้องกับระบบที่ใช้อยู่

การกำหนดความต้องการของระบบใหม่ 
                เป็นขั้นตอนการเริ่มต้นการเตรียมการออกแบบระบบใหม่ ซึ่งเป็นการรวบรวมข้อมูลต่าง ๆ ที่ได้จากการศึกษาที่ผ่านมา ตั้งแต่การค้นหาปัญหาของระบบเดิมที่ใช้อยู่ (Problem Definition) การศึกษาความเหมาะสม (Feasibility Study) การทำความเข้าใจในระบบเดิมที่ใช้อยู่ (Understanding Existing System) โดยการรวบรวมข้อมูลนำเข้า (Input) ผลลัพธ์ (Output) ขั้นตอนการทำงาน (Operation) และทรัพยากรต่าง ๆที่มีอยู่ในระบบประกอบด้วยกัน เพื่อที่จะตอบสนองความต้องการขององค์กรทั้งในปัจจุบันและอนาคต เป้าหมายในส่วนนี้คือ
1. การกำหนดแนวทางของระบบใหม่ที่จะนำมาใช้ในอนาคต 
2. การสร้างกฎเกณฑ์หรือมาตรการที่จะใช้ในการตรวจสอบ และประเมินประสิทธิภาพของระบบใหม่

แนวทางในการกำหนดความต้องการของระบบใหม่ 
การกำหนดขั้นตอน (Operation) ของระบบใหม่ สามารถแบ่งออกได้เป็น 3 ขั้นตอน คือ 
1. ขั้นตอนหลักของระบบ ซึ่งเป็นงานที่จะต้องทำในระบบใหม่ หากองค์กรไม่ต้องการขั้นตอนนี้ในระบบใหม่ ความจำเป็นในการออกแบบระบบใหม่ก็จะไม่มี 
2. ขั้นตอนที่เป็นเป้าหมายรองลงมา คือ ขั้นตอนหรืองานที่เกิดขึ้นเพิ่มเติมระหว่างการกำหนดความต้องการในขั้นตอนหลักของระบบ โดยขั้นตอนนี้จะไม่มีการเสียค่าใช้จ่ายมาก ขั้นตอนนี้จะช่วยสร้างให้ขั้นตอนหลัก (Major Operation) ทำงานได้ดีขึ้น ทำให้การไหลของงานดีขึ้น
3. ขั้นตอนที่ไม่สำคัญนัก ในการกำหนดความต้องการของระบบใหม่ ขั้นตอนนี้เป็นงานที่อาจจะมีหรือไม่มีก็ได้ ถ้ามีก็จะช่วยให้ระบบดีขึ้นบ้าง โดยไม่มีต้นทุนในการทำขั้นตอนนี้และขั้นตอนนี้อาจจะเป็นขั้นตอนในอนาคตของระบบใหม่ก็ได้ 
ในการกำหนดความต้องการของระบบใหม่ นักวิเคราะห์ระบบควรจะใช้ความระมัดระวังอย่างมาก เพราะความต้องการที่กำหนดขึ้นจะเป็นทางไปสู่ระบบใหม่ นักวิเคราะห์ระบบควรจะรวบรวมงานละเอียดทุกอย่างของระบบ และแยกแยะงานหรือขั้นตอนการทำงานหรือกิจกรรมในระบบออกมา แล้วทำการกำหนดเป้าหมายของแต่ละงาน สิ่งที่นักวิเคราะห์ระบบควรจะใช้ความสนใจในการกำหนดความต้องการของระบบ คือ 
1. ผลลัพธ์ (Output) ที่จะต้องได้รับ
2. ข้อมูลนำเข้า (Input) ที่จะต้องนำมาใช้ในระบบเพื่อให้ได้มาซึ่งผลลัพธ์ที่ต้องการ
3. ขั้นตอนการทำงาน (Operation) ซึ่งจะต้องมีขึ้นในการผลิตผลลัพธ์
4. ทรัพยากร (Resource) ซึ่งจะถูกใช้ในขั้นตอนการผลิต
5. มาตรการควบคุมการทำงานในแต่ละระบบและในทางบัญชี

                ในขณะที่เราทราบแล้วว่านักวิเคราะห์ระบบควรจะสนใจอะไรในขึ้นตอนนี้ ในขณะที่ทำการกำหนดสิ่งที่กล่าวมาข้างต้น คำถามที่นักวิเคราะห์ระบบควรจะให้ความสนใจ คือ 
1. อะไรคือความต้องการที่แท้จริงในขณะนี้ ซึ่งจะต้องมีขึ้นในระบบใหม่ 
2. อะไรที่เป็นความต้องการในอนาคต (ของระบบใหม่) 
3. อะไรคือข้อจำกัดในองค์กรหรือความต้องการของระดับบริหาร เช่น ระยะเวลาที่จำกัด หรือข้อจำกัดต่าง ๆ 
4. อะไรที่จะใช้ในการควบคุมขั้นตอนการทำงานหรือขั้นตอนในทางบัญชี

การกำหนดวิธีการในการตรวจสอบระบบใหม่ 
                วิธีการตรวจสอบระบบใหม่เป็นสิ่งที่สำคัญและจำเป็นจะต้องมี เพราะจะใช้ในการตรวจสอบประสิทธิภาพของระบบใหม่ว่าเป็นไปตามเป้าหมายที่วางไว้ข้างต้นหรือไม่ 
หัวข้อที่ควรจะใช้เป็นมาตรฐานในการตรวจสอบ มีดังนี้ 
1. เป้าหมาย (Goal) ระบบใหม่ที่เราทำการออกแบบเป็นไปตามความต้องการของผู้ใช้หรือไม่ ขั้นตอนหลักมีอยู่ในระบบหรือไม่ ขั้นตอนที่ไม่สำคัญมีหรือไม่ 
2. เวลา (Time) เวลาในที่นี้จะรวมเวลาในการทำงานในแต่ละขั้นตอน (Overall Processing Time) เวลาการทำงานของคอมพิวเตอร์ (Response Time) เป็นต้น
3. ต้นทุน (Cost) หมายถึง ต้นทุนของระบบในการดำเนินการในแต่ละปี ต้นทุนในการบำรุงรักษา ต้นทุนในการติดตั้งระบบ ต้นทุนในการดำเนินงาน ต้นทุนในการลงทุน เป็นต้น 
4. คุณภาพ (Quality) ระบบที่ทำขึ้นดีหรือไม่ ในแง่ของการทำงานมีความซ้ำซ้อนหรือไม่จากการเริ่มใช้ระบบใหม่ ข้อมูลและสารสนเทศต่าง ๆ มีความถูกต้องแม่นยำขึ้นหรือไม่ 
5. ความสามารถของระบบ (Capacity) หมายถึง ความสามารถในการรองรับงานในปัจจุบันและรวมทั้งงานในอนาคต 
6. ประสิทธิภาพ (Efficiency) ตรวจสอบว่าระบบใหม่ดีกว่าระบบที่ใช้อยู่เดิมหรือไม่ 
7. ประสิทธิผล (Productivity) ข้อมูลของผู้ใช้มีคุณภาพดีขึ้นหรือไม่ รวมทั้งการจัดการข้อมูลของผู้ใช้ (User) พัฒนาไปในทางที่ดีขึ้นหรือไม่ การตัดสินใจโดยใช้ข้อมูลที่ได้มารวดเร็วขึ้นหรือไม่
8. ความถูกต้อง (Accuracy) มีข้อผิดพลาดเกิดขึ้นแก่ข้อมูลข่าวสารที่ได้จากระบบอีกหรือไม่ ระดับบริหารให้ความไว้วางใจแก่ระบบใหม่มากกว่าระบบเก่าหรือไม่ 
9. ความยืดหยุ่น (Flexibility) ความสามารถในการรองรับความต้องการใหม่ ๆ ที่ไม่เคยเกิดขึ้นในระบบ 
10. ความน่าเชื่อถือ (Reliability) เปรียบเทียบระบบเก่ากับระบบใหม่ในแง่ของความเร็วในการใช้ระบบออนไลน์ (Online) โปรแกรมหรือความล้มเหลวของระบบ ซึ่งหมายถึงความผิดพลาดที่ทำให้ระบบทำงานไม่ได้ มีมากหรือน้อยเพียงใด
11. การยอมรับ (Acceptance) ทำการตรวจสอบว่าระบบได้รับการยอมรับจากผู้ใช้หรือไม่ 
12. การควบคุม (Controls) มีระบบการรักษาความปลอดภัยที่เพียงพอหรือไม่ ในการป้องกันความผิดพลาดของระบบที่อาจเกิดจากการฉ้อโกง การยกยอกของผู้ใช้ หรือเกิดจากการสูญเสียข้อมูลหรือมีสาเหตุการณ์ที่ไม่คาดฝัน เป็นต้น 
13. เอกสาร (Documentation) มีเอกสารเกี่ยวกับฮาร์ดแวร์ (Hardware) โปรโตคอล (Protocols) ซอฟต์แวร์ (Software) คู่มือ (User Manual) พอเพียงหรือไม่
14. การอบรม (Training) มีการจัดการอบรมที่เพียงพอสำหรับผู้ใช้ระบบหรือไม่ 
15. อายุการใช้งานของระบบ (System Life) อายุของระบบ นับเปรียบเทียบกับระยะเวลาในการออกแบบและการติดตั้งต้องคุ้มค่าในการลงทุน หากอายุการใช้งานสั้น อาจจะไม่คุ้มค่าที่จะมีการพัฒนาระบบใหม่

การจัดเตรียมทำบทสรุปเกี่ยวกับความต้องการของระบบ 
การวิเคราะห์ระบบควรจะปรับปรุงทุกสิ่งทุกอย่างที่เป็นจุดสำคัญที่ได้จากการศึกษาระบบเดิมที่ใช้อยู่ (Existing System) และจากขั้นตอนนี้จะใช้เป็นแนวทางในการตัดสินใจและเตือนความจำในระหว่างทำการออกแบบในส่วนของรายละเอียด (Detail Design) จุดมุ่งหมายของรายงานบทสรุป สำหรับใช้บ่งบอกรายละเอียดความต้องการของระบบใหม่ทั้งหมด ถือว่าเป็นขั้นตอนที่สำคัญขั้นตอนหนึ่ง
               

สิ่งสำคัญที่ควรพิจารณาประกอบในขณะเขียนรายงานบทสรุป คือ 
1. การแยกแยะระหว่างความต้องการที่เกิดขึ้นจริง กับสิ่งที่เป็นแค่ความปรารถนาที่ต้องการให้เกิดขึ้นในระบบหรือเรียกง่าย ๆ ว่า ความฝัน 
2. ในรายงานควรจะใช้คำว่า “อย่างน้อยที่สุด” แทนคำว่า “อย่างมากที่สุด” เช่น จำนวนข้อมูลที่สามารถประมวลผลได้อย่างน้อยที่สุด 10,000 ข้อมูลต่อ 10 วินาที เป็นต้น
3. อย่าพยายามเขียนวิธีการแก้ไขพร้อมไปกับความต้องการของระบบ 
4. บทสรุปควรประกอบไปด้วย

                5. เขียนวิธีการตรวจสอบระบบเข้าไปในบทสรุปด้วย

                การเขียนความต้องการของระบบใหม่ 
การเขียนความต้องการของระบบใหม่ลงในรายงาน ประกอบด้วยสิ่งต่าง ๆ ดังนี้ 
1. อธิบายเกี่ยวกับผลลัพธ์ 
2. อธิบายเกี่ยวกับข้อมูลนำเข้า 
3. อธิบายเกี่ยวกับกระบวนการการทำงานและทรัพยากรที่ใช้ในการพัฒนาระบบ 
4. อธิบายเกี่ยวกับโครงสร้างของแฟ้มข้อมูล การสื่อสารข้อมูล หรือวิธีการใช้เครื่องคอมพิวเตอร์ 
5. อธิบายการทำงานที่เกี่ยวข้องกับผู้ใช้ระบบ การไหลของเอกสารและข้อมูลในระบบ 
6. อธิบายวิธีการควบคุมและระบบการรักษาความปลอดภัยของระบบใหม่           
7. อธิบายประสิทธิภาพการทำงานของระบบใหม่ที่ได้ตั้งเป้าหมายเอาไว้ เพื่อที่จะให้ระดับผู้บริหารทำการตัดสินใจ 
8. ปัจจัยอื่น ๆ (ถ้ามี) เช่น นโยบายของบริษัท โครงการในอนาคต 
9. อธิบายเทคนิคพิเศษที่จะต้องนำมาใช้ในการทำงานในระบบใหม่ 
10. ใช้ข้อมูลที่ได้จากการศึกษาความเป็นไปได้ขอระบบ เสนอในรายงาน เพื่อให้ระดับผู้บริหารใช้ในการตัดสินใจ และตัดสินภายรวมทั้งหมดของระบบ

การออกแบบระบบใหม่ 
เป็นการจัดเตรียมส่วนต่าง ๆ แล้วเขียนขั้นตอนหรือรูปภาพแสดง เพื่ออธิบายจุดประสงค์ของระบบหรือเป้าหมายที่จะทำให้สำเร็จ การออกแบบระบบใหม่นี้จะต้องได้ข้อมูลพื้นฐานมาจากการศึกษาในขั้นตอนต่าง ๆ ที่ผ่านมา โดยสรุปแล้วการออกแบบระบบจะต้องประกอบด้วย 
1. หัวข้อปัญหาที่ชัดเจนจากที่ได้ทำการศึกษา 
2. ภาพของระบบเดิมที่ใช้อยู่ และรายละเอียดในส่วนต่าง ๆ 
3. ความต้องการของระบบใหม่

                การออกแบบระบบจะเกี่ยวข้องกับเชื่อมต่อกิจกรรม กระบวนการงานต่าง ๆ ในองค์กรรวมทั้งการใช้อุปกรณ์ เทคโนโลยีต่าง ๆ เพื่อทำให้บรรลุเป้าหมายขององค์กรที่วางไว้ ดังนั้นนักวิเคราะห์ระบบจะต้องเลือกที่จะนำสิ่งต่าง ๆ เข้ามาใช้ในระบบ

                งานของนักวิเคราะห์ระบบในการออกแบบระบบใหม่ คือ 
1. ตัดสินใจในการจัดหาทางเลือกหลาย ๆ ทาง ที่สามารถนำมาใช้กับระบบได้ 
2. ทำการแยกทางเลือกออกเป็น 2 กลุ่ม คือ

                3. เรียงลำดับทางเลือกในกลุ่มแรก  ตามลำดับความเหมาะสมและความเป็นไปได้ในการที่จะได้รับประโยชน์สูงสุดจากการนำทางเลือกนั้นมาใช้ 
4. ทำการเสนอทางเลือกที่ดีที่สุดต่อผู้บริหาร เพื่อที่จะหาข้อสรุปในทางเลือกที่นักวิเคราะห์ระบบได้เสนอไปให้ แล้วนำมาแก้ไขต่อไป 
นักวิเคราะห์ระบบจะต้องเลือกทางเลือกที่ดีที่สุด  ที่เป็นที่น่าพอใจที่สุด  และต้องไม่ไปกระทบต่อระบบอื่นๆ ที่มีอยู่แล้วจนทำให้ระบบอื่นไม่สามารถทำงานได้

                จุดสำคัญของการออกแบบระบบใหม่  คือ 
1. ตรวจสอบ ค้นหาข้อมูลทีใช้อยู่ในระบบ  และความเป็นไปได้ที่จะนำมาปรับปรุงเปลี่ยนแปลงใหม่เพื่อประยุกต์ใช้กับระบบใหม่ 
2 .นักวิเคราะห์ระบบจะต้องพยายามคิดและสร้างสรรค์สิ่งใหม่ ๆ 
3 .ทำการวิเคราะห์ข้อมูลนำเข้า, ผลลัพธ์, ขั้นตอนการทำงาน, การควบคุม และเทคนิคต่างๆ ที่จะมาใช้ในระบบ
4. ทำการวิเคราะห์ออกแบบกระบวนการการทำงานที่สำคัญที่สุดก่อน 
5. ทำการตรวจสอบตัวเลือกต่าง ๆ

การออกแบบฟอร์มต่างๆ 
แบบฟอร์มต่างๆ ที่ได้ออกแบบใหม่ ส่วนใหญ่จะเป็นแบบฟอร์มที่เพิ่งจะเริ่มใช้งานใหม่การเริ่มต้นออกแบบฟอร์ม ควรจะรู้จุดมุ่งหมายของแบบฟอร์มรายงานต่างๆ อย่างชัดเจนจุดมุ่งหมายของการออกแบบฟอร์ม คือ

การเขียนกระบวนการทำงาน 
                การเขียนกระบวนการทำงาน (Procedure Writing) เป็นสิ่งทีสำคัญในระบบ เพราะกระบวนการทำงานจะอธิบายการทำงานของระบบโดยรายละเอียด เหตุผลพื้นฐานที่ต้องเขียนกระบวนการทำงานมี 4 ข้อ คือ
1. เพื่อทำการบันทึกวิธีการทำงานของบริษัทในปัจจุบันและที่ผ่าน ๆ มา โดยที่กระบวนการทำงานจะเป็นตัวอธิบายถึงข้อดีของการทำงานและจุดที่ล้มเหลว นอกจากนี้ยังช่วยลดค่าใช้จ่ายในการตรวจสอบการทำงานของระบบ และป้องกันการทำงานที่ผิดพลาดที่อาจจะเกิดขึ้นซ้ำอีก 
2. ช่วยให้การอบรมสอนงานให้แก่ผู้ใช้ใหม่ทำได้ง่ายขึ้น และจะช่วยให้ผู้ใช้เก่าเข้าใจระบบใหม่ที่นำเข้ามาใช้ในองค์กร รายงานกระบวนการทำงานจะช่วยให้การทำงานมีกฎเกณฑ์ที่ได้มาตรฐานยิ่งขึ้น และทำให้ผู้ใช้เข้าใจรายละเอียดของระบบงานที่ทำอยู่ดียิ่งขึ้น 
3. กระบวนการทำงานช่วยให้เห็นภาพรวมของงานทั้งหมด และแสดงหน้าที่รับผิดชอบของผู้ใช้แต่ละคน ซึ่งจะช่วยให้ระดับบริหารสามารถตรวจสอบประสิทธิภาพของการทำงานได้ 
4. ใช้กระบวนการทำงานที่เขียนขึ้น ตรวจสอบประสิทธิภาพการทำงานของระบบเอง

                สิ่งที่นักวิเคราะห์ระบบควรจะทำความเข้าใจกับตัวเอง ก่อนที่จะทำการเขียนกระบวนการทำงาน คือ 
1. ต้องแน่ใจว่าเข้าและรู้ถึงกระบวนการทั้งหมดที่มีอยู่ในระบบ และเข้าใจผู้ใช้ระบบหรือผู้ที่ทำงานในกระบวนการการนั้น 
2. ต้องแน่ใจว่าตัวเองเข้าใจระบบที่ทำการศึกษาอยู่ในทุก ๆ ขั้นตอนทั้งระบบในปัจจุบัน (Existing System) และระบบใหม่ (Proposed System)
3. ต้องไม่เขียนสิ่งที่ไร้สาระลงในรายงาน
4. พยายามมองกระบวนการต่าง ๆ ให้ออกมาเป็นภาพที่เข้าใจง่าย

                รูปแบบของการเขียนกระบวนการ (Styles of Procedure Writing) แบ่งออกเป็นรูปแบบ คือ 
1. แบบเรียงความ (Narrative)
2. แบบตามขั้นตอน (Step – by – Step Outline)
3. แบบบทละคร (Play Script)

การจัดทำแบบบันทึกรายละเอียดโปรแกรม 
เป็นการวางแผนละเอียดลึกลงไปในแต่ละขั้นตอนหรือแต่ละโปรแกรม สำหรับแบบบันทึกรายละเอียดโปรแกรม (Program/Process Specification) จะถูกสร้างขึ้นโดยนักวิเคราะห์ระบบสำหรับบันทึกรายละเอียดของโปรแกรม ซึ่งมีองค์ประกอบที่สำคัญด้วยกันอย่างน้อย 7 อย่าง คือ
1. ชื่อโปรแกรมหรือชื่อขั้นตอนการปฏิบัติงานของระบบ (Program/Process Name)
2. หมายเลขอ้างอิงขั้นตอนการปฏิบัติงานของระบบ (Process No.) ซึ่งจะต้องเป็นหมายเลขเดียวกับหมายเลขของขั้นตอนที่ได้แสดงไว้ในแผนภาพ Data Flow Diagram
3. ชื่อของระบบงาน (System Name)
4. ผู้จัดทำ (Preparer)
5. คำอธิบายเบื้องต้นของโปรแกรม (Program/Process Description)
6. อินเตอร์เฟซ (Interface) หมายถึง รายละเอียดของสิ่งต่าง ๆ ที่จะเข้ามาสู่ระบบของโปรแกรมนี้ หรือที่เรียกกันว่า ข้อมูลนำเข้า (Input) และรายละเอียดของสิ่งต่าง ๆ ที่จะออกจากระบบของโปรแกรมนี้ หรือที่เรียกกันว่า ผลลัพธ์ (Output)
7. บันทึกรายละเอียดการทำงานของโปรแกรม (Program/Process Definition)
นักวิเคราะห์ระบบสามารถเพิ่มเติมข้อมูลที่จำเป็นบางประการเข้าไปในแบบบันทึกรายละเอียดโปรแกรม ตามความเหมาะสมและตามความต้องการในการใช้ด้วย

ประโยชน์ของแบบบันทึกรายละเอียดโปรแกรม ได้แก่ 
1. อำนวยความสะดวดให้นักวิเคราะห์ระบบ สามารถที่จะกระจายงาน การเขียนโปรแกรม (Coding) ไปให้กับทีมงานหรือโปรแกรมเมอร์ได้ เนื่องจากได้บันทึกรายละเอียดของขั้นตอนต่าง ๆ เอาไว้อย่างชัดเจนแล้ว
2. มีผลให้นักวิเคราะห์ระบบสามารถจะรื้อฟื้นความทรงจำ และตรวจสอบว่าโปรแกรมที่โปรแกรมเมอร์ได้เขียนมาให้นั้น เป็นไปตามที่กำหนดหรือไม่ 
3. สามารถทำให้ผู้อ่านเข้าใจได้ถึงข้อมูลนำเข้า ขั้นตอนการทำงานของโปรแกรม และผลลัพธ์ซึ่งสามารถเรียกโดยรวมว่า IPO ได้โดยเร็ว โดยไม่จำเป็นต้องกลับไปอ่าน Source Code ของโปรแกรมโดยตรงซึ่งจะทำให้เสียเวลามาก
4. นักวิเคราะห์ระบบสามารถติดตามผลความคืบหน้าของการเขียนโปรแกรมของโปรแกรมเมอร์หรือของตนเองได้ โดยอาจจะดูจากการกำหนดวันที่ที่โปรแกรมควรจะเสร็จ

การออกแบบแฟ้มข้อมูลและฐานข้อมูล 
แฟ้มข้อมูลหรือฐานข้อมูลที่จะทำการเก็บข้อมูลไว้สำหรับระบบ เพื่อที่ระบบงานจะสามารถนำเอาข้อมูลไปใช้ให้เกิดประโยชน์ได้ตามต้องการ แฟ้มข้อมูลจึงมีคุณสมบัติที่จะอำนวยให้ข้อมูลสามารถถูกเรียกใช้ร่วมกันจากระบบงานย่อย ๆ ต่าง ๆ ซึ่งนักวิเคราะห์ระบบจะต้องทำการวิเคราะห์การใช้งาน การบำรุงรักษา การเปลี่ยนแปลงแก้ไขต่าง ๆ เกี่ยวกับแฟ้มข้อมูลและฐานข้อมูล โดยจะต้องคำนึงถึงข้อมูลจำกัดของพื้นฐานของแฟ้มข้อมูลที่มีอยู่ โดยนักวิเคราะห์ระบบจะต้องมีความรู้ความเข้าใจทางด้านแฟ้มข้อมูลและฐานข้อมูล เพื่อที่จะหาผลลัพธ์ที่ดีที่สุดว่าฐานข้อมูลหรือแฟ้มข้อมูลที่กำลังพิจารณาอยู่นี้ควรจะเป็นแบบไหน อย่างไร 
ระบบงานคอมพิวเตอร์ทุกระบบงานในปัจจุบันต้องการกระบวนการที่จะเข้าถึง (Access) ข้อมูลที่ต้องการได้อย่างสะดวกและรวดเร็ว ดังนั้น นักวิเคราะห์ระบบจึงจะต้องพยายามออกแบบฐานข้อมูล (Database) ให้เกิดความสะดวกและสดความซ้ำซ้อนกันของข้อมูลให้ได้มากที่สุด เพื่อลดความยุ่งยากในการบำรุงรักษาฐานข้อมูล การใช้ฐานข้อมูลจึงเริ่มมีบทบาทมากและค่อย ๆ มาแทนที่แฟ้มข้อมูลแบบมาตรฐาน (Standard Files) อย่างไรก็ดี การที่จะใช้ฐานข้อมูลได้ ระบบคอมพิวเตอร์จำเป็นต้องได้รับการออกแบบให้เหมาะสมกันทั้งซอฟต์แวร์และฮาร์ดแวร์ด้วย เช่น หน่วยความจำ (Memory) ก็ต้องมีเพียงพอ ทางด้านซอฟต์แวร์ก็จะต้องมีระบบบริหารฐานข้อมูล (DBMS : Data Base Management) มาเป็นตัวกลาง เพื่อที่จะเชื่อมโยงระหว่างระบบงานคอมพิวเตอร์กับฐานข้อมูล

ระบบรักษาความปลอดภัยและความถูกต้องของระบบงาน 
การที่ระบบงานมีระบบการรักษาความปลอดภัย (Security) เพื่อคุ้มครองระบบคอมพิวเตอร์ในระดับหนึ่ง ซึ่งเป็นระดับที่ทั้งนักวิเคราะห์ระบบและผู้ใช้ระบบคิดว่าเหมาะสมแล้วระบบรักษาความปลอดภัยในระบบงานคอมพิวเตอร์สามารถแบ่งออกได้เป็น 2 ส่วนใหญ่ คือ
1. ระบบรักษาความปลอดภัยภายนอกระบบงาน (Physical Security) ในส่วนนี้จะกระทำกันภายนอกระบบงานคอมพิวเตอร์ เช่น การล็อคห้องคอมพิวเตอร์เมื่อเลิกงานหรือการล็อคคีย์บอร์ดและ/หรือ CPU เพื่อป้องกันไม่ให้บุคคลภายนอกสามารถใช้เครื่องคอมพิวเตอร์ได้หรือในระบบ LAN อาจใช้เทอร์มินอลแบบไม่มี Disk Drive เพื่อป้องกันไม่ให้ผู้ใช้สามารถทำการคัดลอก (Copy) ข้อมูลจากไฟล์เซอร์เวอร์ที่เก็บข้อมูลส่วนกลางได้ ในขณะเดียวกันก็สามารถที่จะป้องกันการนำเอาข้อมูลหรือโปรแกรมที่ไม่อนุญาตใช้คัดลอกลงไป ซึ่งเป็นการป้องกันการติดไวรัสคอมพิวเตอร์ที่ดีอีกวิธีหนึ่งด้วย ดังนั้น การกระทำอะไรก็ตามที่เกิดขึ้นโดยมีวัตถุประสงค์เพื่อรักษาความปลอดภัยให้กับระบบงาน แต่เกิดขึ้นภายนอก ถือว่าเป็นระบบรักษาความปลอดภัยแบบกายภาพ (Physical) ทั้งสิ้น
2. ระบบรักษาความปลอดภัยกายในระบบงาน (System Security and Integrity) เนื่องจากปัจจุบัน ระบบงานคอมพิวเตอร์แบบเครือข่ายได้ทำให้การใช้ข้อมูลต่าง ๆ ของหน่วยงานเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ มีระบบการกระจายอำนาจการใช้ข้อมูลออกไป (Distribution System) ทำให้ระบบจำเป็นต้องมีระบบรักษาความปลอดภัยภายในระบบงานอย่างดีพอด้วยเพื่อป้องกันไม่ให้ผู้ที่ไม่มีสิทธิ์ใช้ข้อมูลสามารถเข้าถึงข้อมูลได้ นอกจากนี้ นักวิเคราะห์ระบบยังต้องให้ความสนใจต่อความถูกต้อง (Integrity) ของระบบ เช่น ระบบงานต่าง ๆ โปรแกรม และฐานข้อมูลอีกด้วย ในส่วนนี้จะกล่าวถึงวิธีการรักษาความปลอดภัยที่นิยมทำกันโดยทั่วไปมี 4 วิธี คือ
2.1 การใช้รหัส (Password)เป็นวิธีการที่นิยมใช้กันทั่วไป มีวัตถุประสงค์จะจำกัดขอบเขตของผู้ใช้ โดยผู้ใช้จะต้องทำการป้อนรหัสลับก่อนจึงจะสามารถเข้าไปทำงานในระบบงานได้ หากผู้ใช้ตอบรหัสสลับผิด ย่อมแสดงว่าผู้ใช้ผู้นั้นไม่มีสิทธิ์ที่จะเข้าไปทำงานในระบบนั้น ๆ ได้ ระบบจะปฏิเสธการยอมให้เข้า ถึงข้อมูลของระบบโดยอัตโนมัติ ในบางระบบนอกจากการปฏิเสธแล้วยังทำการบันทึกชื่อเวลา และเบอร์โทรศัพท์ที่อาจใช้เรียกเข้าของผู้ที่ตอบรหัสลับผิดเอาไว้เป็นข้อมูลเพื่อติดตามภายหลังอีกด้วย
2.2 การสำรองข้อมูล (System Backups)ในทุกระบบงานที่ดี ควรจะมีการวางตารางเวลาเพื่อการสำรองข้อมูล ซึ่งเป็นสิ่งที่สำคัญอย่างยิ่งที่จะป้องกันปัญหาในเรื่องของการสูญเสียข้อมูลในกรณีที่คาดไม่ถึง การสำรองข้อมูลอาจเลือกใช้เทปหรือ Removable Disk ก็ได้ ทั้งนี้แล้วแต่ความเหมาะสม ระบบงานที่ดีจะต้องมีการทำการสำรองข้อมูลเอาไว้อย่างสม่ำเสมอ เพื่อเป็นการค้ำประกันต่อความปลอดภัยของข้อมูลเอง การทำการสำรองข้อมูลควรทำอย่างน้อย 2 ชุด โดยชุดหนึ่งจะเก็บเอาไว้ในที่ที่ระบบงานทำงานอยู่ อีกชุดหนึ่งเก็บเอาไว้นอกเขตระบบที่ทำงาน เพื่อป้องกันเหตุการณ์ไม่คาดคิด ข้อมูลชุดใดชุดหนึ่งยังคงปลอดภัยก็สามารถนำกลับมาใช้งานได้อีก การสำรองข้อมูลมีอยู่ด้วยกัน 2 แบบ คือ

                2.3 การตรวจสอบได้ของระบบ (Audit Trail)ระบบงานที่ดีควรได้รับการออกแบบให้ข้อมูลต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องในระบบสามารถที่จะตรวจสอบย้อนกลับได้ ว่าเกิดได้อย่างไร มาจากไหนวิธีที่นิยมใช้กัน คือ การออกรายงานหรือ Check List ต่าง ๆ ที่แสดงถึงเหตุการณ์หรือข้อมูลต่าง ๆ ที่ถูกเรียกขึ้นมาเพื่อแก้ไข หรือข้อมูลที่ได้มีการนำเข้ามาในระบบ เอกสารต่าง ๆ เหล่านี้จะมีความจำเป็นอย่างมากต่อการตรวจสอบความถูกต้องของการทำงานของระบบงานคอมพิวเตอร์
2.4 การเรียกคืนข้อมูลและเริ่มต้นใหม่ของระบบ (Recovery and Restart Needs) ในระบบงานคอมพิวเตอร์ ไฟฟ้าเป็นสิ่งที่สำคัญอย่างยิ่ง หากเกิดไฟฟ้าดับหรือเกิดการลัดวงจรหรือฟ้าผ่าเข้ามาในสายไฟฟ้าแล้ว จะส่งผลทำให้ระบบคอมพิวเตอร์ทั้งระบบเกิดความเสียหายอย่างใดอย่างหนึ่งได้ เมื่อระบบงานเกิดความเสียหาย (Crash) ขึ้น การนำเอาข้อมูลที่ได้สำรองเอาไว้มาเรียกคืนข้อมูล (Restore Data) เพื่อจะได้ข้อมูลกลับมา ทำให้ระบบสามารถทำงานได้ต่อไป

การทบทวนระบบงานที่ได้ออกแบบแล้ว 
เมื่อการออกแบบระบบงานได้เสร็จสมบูรณ์เรียบร้อยแล้ว นักวิเคราะห์ระบบจะต้องนำเอาสิ่งที่ได้ทำการออกแบบไว้แล้วทั้งหมดกลับมาทบทวนใหม่อีกครั้ง และจัดทำในรูปแบบของรายงานและนำเสนอ (Presentation) ต่อผู้บริหารและผู้ใช้ระบบ ซึ่งจะแบ่งการทบทวน (Review) ออกเป็น 2 ส่วน คือ
1. ผู้บริหาร (Management Review) นักวิเคราะห์ระบบจะต้องรายงานในเรื่องที่ว่าระบบงานที่ได้พัฒนาขึ้นมานั้น สามารถจะแก้ปัญหาที่เกิดขึ้นในระบบงานของเขาได้อย่างแท้จริงนอกจากรายงานถึงประวัติต่าง ๆ ปัญหาที่เกิดขึ้น และทางแก้ไขของระบบที่ได้มีการออกแบบเอาไว้ ตารางเวลาของการนำระบบเข้ามาติดตั้ง (Implementation) รวมทั้งต้นทุนของการพัฒนาระบบจะต้องได้รับการแจกแจงให้ทราบด้วย ในกรณีที่มีการเปลี่ยนแปลงทีมงานที่ร่วมกันพัฒนาระบบ หัวหน้าทีมหรือนักวิเคราะห์ระบบจะต้องแนะนะบุคคลที่เข้ามาใหม่ให้กับฝ่ายบริหารได้รับทราบด้วย
2. ผู้ใช้ระบบ (User Review) ซึ่งเป็นผู้ที่เกี่ยวข้องกับการวิเคราะห์และออกแบบระบบตั้งแต่เริ่มต้น จะเป็นผู้ทบทวนว่า ระบบงานได้ให้ในสิ่งที่เขาต้องการอย่างแท้จริงหรือไม่นักวิเคราะห์ระบบจะต้องให้ตัวอย่างของการนำเข้าข้อมูลทางจอภาพ รายงานแบบต่าง ๆ พร้อมอธิบายรายละเอียดให้กับผู้ใช้ระบบได้เข้าใจอย่างชัดเจน และในขณะเดียวกันนักวิเคราะห์ระบบจะต้องเตรียมตัวที่จะตอบคำถามให้กับผู้ใช้ระบบด้วย
ในการวิเคราะห์ระบบนั้น นักวิเคราะห์ระบบไม่ควรที่จะยึดติดกับสิ่งใดสิ่งหนึ่งในการออกแบบและพัฒนาระบบมากจนเกินไป ควรทำตัวให้เป็นบุคคลที่ยืดหยุ่นและมองภาพให้กว้างมากที่สุดเท่าที่จะทำได้ ซึ่งจะส่งผลกระทบให้ระบบงานที่ออกแบบมีความยืดหยุ่นและกว้างไกลตามไปด้วยเทคนิคต่าง ๆ ที่เกี่ยวกับการออกแบบสามารถเปลี่ยนแปลงไปตามสถานการณ์ของเทคโนโลยีของซอฟต์แวร์และฮาร์ดแวร์ที่เปลี่ยนแปลงไป ซึ่งในปัจจุบันอาจจะเหมาะสมแล้วแต่ในอนาคตอาจจะเกิดสิ่งที่ดีกว่าปัจจุบันหรือมีวิธีการที่เหมาะสมกว้า นักวิเคราะห์ระบบที่ดีจะต้องศึกษาให้ทราบถึงแนวโน้มของเทคโนโลยีและความต้องการของผู้ใช้ระบบโดยทั่วไปว่าจะมีแนวโน้มไปทางใด เพื่อที่จะได้นำเอาแนวโน้มต่าง ๆ มาทำการผสมผสานปรับปรุงให้เข้ากับเทคโนโลยีและความสามารถในปัจจุบันเท่าที่นักวิเคราะห์ระบบมีอยู่ เพื่อทำการออกแบบระบบงานสำหรับอนาคตต่อไป

 

คำศัพท์  บทที่ 4 
ขั้นตอนและวิธีการในการวิเคราะห์และออกแบบ

Problem Finding	การค้นหาปัญหา
Problem Definition	การกำหนดปัญหา
Problem Solving	การกำหนดวิธีการแก้ปัญหา
Subject	หัวเรื่องของปัญหา
Scope	ขอบเขตของปัญหา
Objectives	เป้าหมายในการแก้ปัญหา
Computerized System	ระบบการทำงานโดยคอมพิวเตอร์
Leased Line	การส่งข้อมูลทางสายโทรศัพท์
Operation Manual	คู่มือในการปฏิบัติงาน
Input	ข้อมูลนำเข้า
Output	ผลลัพธ์
Layout Chart	แผนผังงาน
Understanding Existing System	การทำความเข้าใจในระบบเดิมที่ใช้อยู่
Operation	ขั้นตอนการทำงาน
Major Operation	ขั้นตอนหลัก
Resource	ทรัพยากร
Goal	เป้าหมาย
Time	เวลา
Cost	ต้นทุน
Quality	คุณภาพ
Capacity	ความสามารถของระบบ
Efficiency	ประสิทธิภาพ
Productivity	ประสิทธิผล
Accuracy	ความถูกต้อง
Flexibility	ความยืดหยุ่น
Reliability	ความน่าเชื่อถือ
Acceptance	การยอมรับ
Controls	การควบคุม
Documentation	เอกสาร
Training	การอบรม
System Life	อายุการใช้งานของระบบ
Existing System	ระบบที่ใช้อยู่
Detail Design	การออกแบบในส่วนของรายละเอียด
Processing	กระบวนการทำงาน
File Structure/Database	ลักษณะของฐานข้อมูล
Communication Circuits	การสื่อสารภายในระบบ
Interfacing with Other System	การเชื่อมต่อกับระบบอื่น
Procedure Writing	การเขียนกระบวนการทำงาน
Proposed System	ระบบใหม่
Styles of Procedure Writing	รูปแบบของการเขียนกระบวนการทำงาน
Narrative	แบบเรียงความ
Step-by-Step Outline	แบบตามขั้นตอน
Play Script	แบบบทละคร
System Name	ชื่อของระบบงาน
Prepare	ผู้จัดทำ
Program/Process Description	คำอธิบายเบื้องต้นของโปรแกรม
Program/Process Definition	บันทึกรายละเอียดการทำงานของโปรแกรม
Coding	การเขียนโปรแกรม
Access	การที่จะเข้าถึง
Database	ฐานข้อมูล
Standard Files	แฟ้มข้อมูลแบบมาตรฐาน
Memory	หน่วยความจำ
DBMS:Data Base Management System	ระบบบริหารฐานข้อมูล
Physical Security	ระบบรักษาความปลอดภัยนอกระบบงาน
System Security and Integrity	ระบบรักษาความปลอดภัยในระบบงาน
Integrity	ความถูกต้อง
Password	การใช้รหัสลับ
System Backups	การสำรองข้อมูล
Full	แบบเต็ม
Incremental	แบบเฉพาะส่วนเพิ่ม
Audit Trail	การตรวจสอบได้ของระบบ
Recovery and Restart Needs	การเรียกคืนข้อมูลและเริ่มต้นใหม่ของระบบ
Management Review	ผู้บริหาร
Implementation	การนำระบบเข้ามาติดตั้ง
User Review	ผู้ใช้ระบบ