บทที่ 14 
การจัดทำเอกสารประกอบการทำงาน

วัตถุประสงค์เชิงพฤติกรรม (Behavioral Objectives)
หลังจากการศึกษาจบบทเรียนนี้แล้ว นักศึกษาจะมีความสามารถดังนี้ 
(After studying this chapter, you will be able to)
1. แบ่งประเภทการจัดทำเอกสารสำหรับผู้ใช้ระบบงาน
2. อธิบายคู่มือการใช้ 
3. เข้าใจคู่มือการปฏิบัติงาน 
4. ยกตัวอย่างเอกสารประกอบการฝึกอบรม 
5. อธิบายการพัฒนาหลักสูตรการฝึกอบรม 
6. อธิบายการฝึกอบรมผู้ใช้ 
7. แบ่งประเภทการฝึกอบรม 
8. ลำดับขั้นตอนการฝึกอบรม 
9. จัดบอร์ดเชิงปฏิบัติการ “การจัดทำเอกสารประกอบการทำงาน”
10. สนทนาเชิงปฏิบัติการ “ลำดับขั้นตอนการฝึกอบรม”
11. อธิบายคำศัพท์ได้ 8 คำ

บทที่ 14 
การจัดทำเอกสารประกอบการทำงาน 
                ในระหว่างเตรียมตัวติดตั้งระบบใหม่ให้กับองค์กร หลังจากการทำการศึกษาวิเคราะห์และออกแบบจนได้ระบบงานใหม่ขึ้นมาอย่างสมบรูณ์ นักวิเคราะห์ระบบจะต้องให้ความสนใจกับการจัดทำเอกสารต่างๆ ที่จะให้ผู้ใช้ระบบนำไปใช้ในการอ้างอิงเมื่อระบบงานได้ถูกนำไปใช้งานจริง ซึ่งก็คือ คู่มือการใช้ระบบ นอกจากนี้นักวิเคราะห์อาจจะต้องจัดให้มีการอบรม (Training Program) เพื่อเตรียมความพร้อมให้กับผู้ใช้ระบบด้วย

การจัดทำเอกสารสำหรับผู้ใช้ 
นักวิเคราะห์ระบบจะต้องจัดทำเอกสารซึ่งอธิบายรายละเอียดถึงการปฏิบัติงานในระดับต่างๆ ของระบบทุกระดับ เอกสารสำหรับผู้ใช้ระบบงานสามารถแบ่งออกเป็น 3 ประเภท คือ 
1. คู่มือการใช้ 
2. คู่มือการปฏิบัติการ 
3. เอกสารประกอบการฝึกอบรม 
ซึ่งเอกสารแต่ละประเภทจะรองรับจุดประสงค์ที่ใช้อ้างอิงแตกต่างกันออกไป แต่มีข้อที่เหมือนกันอย่างหนึ่ง คือ การจัดเตรียมเอกสารสำหรับผู้ใช้ระบบงาน ต้องพยายามใช้คำพูดหรือคำศัพท์ที่ผู้ใช้ระบบงานทั่วไปเข้าใจ พยายามหลีกเลี่ยงการใช้ศัพท์เทคนิคให้มากที่สุดเท่าที่จะจำได้ หากจำเป็นจะต้องใช้ศัพท์เทคนิค ควรจะมีคำอธิบายความหมายให้ผู้อ่านได้ทราบด้วยเสมอ 
ผู้ใช้ระบบงาน แบ่งออกเป็น 2 กลุ่มใหญ่ ๆ คือ 
1. ผู้ใช้ที่ไม่ควรรู้เกี่ยวกับระบบเลย 
2. ผู้ใช้ที่มีประสบการณ์มาบ้าง แต่ต้องใช้เอกสารช่วย เพื่อค้นหาข้อมูลเมื่อต้องการหาข้อมูลบางอย่างเป็นบางครั้งบางคราว
ฉะนั้นเอกสารที่ประกอบไปด้วยขั้นตอนการทำงานต่างๆ อย่างละเอียด จะเหมาะสมกับผู้ใช้กลุ่มเรามากกว่า ส่วนเอกสารที่เป็นการรวบรวมขั้นตอนการทำงานต่างๆ ที่รวบรวมไว้แบบสั้นๆ ที่สามารถเรียกใช้ได้อย่างรวดเร็ว จะเหมาะกับผู้ใช้กลุ่มหลังมากกว่า

คู่มือการใช้                                                                                            
เป็นเอกสารสำหรับผู้ใช้ระบบงานที่นำเสนอข้อมูลการปฏิบัติงานต่างๆ ที่มีอยู่ทั้งหมดของระบบงานนั้น คู่มือการใช้จะประกอบด้วย ตัวอย่างหน้าจอ (Screen Displays) ซึ่งอธิบายว่าผู้ใช้ระบบสามารถกรอกข้อมูลลงในส่วนใดหรือจะดูข้อมูลประเภทนั้นๆ ได้จากตำแหน่งไหนบนจอภาพ เป็นต้น
คู่มือการใช้จะทำหน้าที่อธิบายและนำทางให้กับผู้ใช้ระบบทีละขั้นตอนตามลำดับ  เพื่อให้ผู้ใช้ระบบสามารถปฏิบัติงานได้อย่างถูกต้อง  ข้อผิดพลาดที่แสดงไว้เป็นข้อความในระบบ  Error Messages  ที่อาจจะเกิดขึ้นในส่วนต่าง ๆ ของระบบซึ่งตัวระบบงานได้ดักเอาไว้นั้น  จะต้องแสดงให้ผู้ใช้ระบบทราบและบอกถึงความหมายของข้อความนั้น ๆ  โดยละเอียด  พร้อมทั้งทำแนะนำว่าผู้ใช้ระบบควรจะทำอย่างไรต่อไปด้วย
คู่มือการใช้จึงเป็นแหล่งการศึกษาเบื้องต้นสำหรับผู้ใช้งานระบบใหม่ที่ยังไม่คุ้นเคยกับระบบ  ดังนั้นหากนักวิเคราะห์ระบบและทีมงานจัดทำเอกสารคู่มือการใช้ได้ดีแล้ว  ย่อมจะส่งผลดีให้กับผู้ใช้ระบบยอมรับในตัวระบบได้ดีขึ้นด้วย  และยังทำให้ผู้ใช้ระบบสามารถปฏิบัติงานได้อย่างมีประสิทธิภาพอีกด้วย

คู่มือการปฏิบัติงาน 
เป็นเอกสารที่ถูกจัดเตรียมขึ้นสำหรับพนักงานหรือทีมงานคอมพิวเตอร์เฉพาะ  ดังนั้นจึงจะค่อนข้างจะเกี่ยวโยงในด้านเทคนิคมากกว่าคู่มือการใช้โดยทั่วไป  คู่มือการปฏิบัติงานประด้วยหัวข้อต่าง ๆ  ดังนี้  คือ 
1.  สรุปขั้นตอนต่าง ๆ ทั้งหมดของระบบ
2.  Flowchart ของระบบงาน (Details System Flowchart)
3.  วิธีการจัดติดตั้งระบบ (Job Program Setup Instructions)
4.  ขั้นตอนการสำรองข้อมูลและระบบงาน (Backup Procedure)
5.  ขั้นตอนการเรียกคืนข้อมูลเพื่อนำกลับมาใช้ใหม่ (Recovery and Restart Procedure)
การสรุปขั้นตอนต่าง ๆ  ทั้งหมดของระบบในคู่มือปฏิบัติงาน  ประกอบด้วย  รายละเอียดของขั้นตอนที่สำคัญ ๆ Inputและ Output ของแต่ละขั้นตอนก็ควรจะได้รับการอธิบายให้ได้ความสั้น ๆ  แผนภาพแสดงการไหลของข้อมูล (DFD)  ควรนำมาใช้แสดงสำหรับขั้นตอนที่สำคัญ ๆ  ด้วย
Flowchart  ของระบบควรจะแสดงให้เห็นในทุก ๆ ขั้นตอน  และตัวโปรแกรมต่าง ๆ  ควรมีการจัดพิมพ์เอกสารออกมา  พร้อมชื่อแฟ้มข้อมูลหรือฐานข้อมูลที่ใช้ด้วย
ในบางกรณี  ระบบงานจำเป็นต้องมีการจัดตั้งระบบ  (Setup) ก่อนซึ่งรายละเอียดการจัดตั้งระบบอาจ  ประกอบด้วย
1.  การระบุว่าดิสก์หรือเทปอันไหนแบบไหนจะใช้ในการทำออนไลน์
2.  แก้ไขวันที่ของโปรแกรม
3.  แก้ไขข้อมูลที่ระบบทำการเก็บค่าเอาไว้ในครั้งก่อน
4.  การฟอร์แมตเทปหรือดิสก์ขึ้นมาใหม่
5.  วิธีการยกเลิกแฟ้มข้อมูลในเทปหรือดิสก์ที่ใช้เดิม
6.  ใส่ข้อมูลต่าง ๆ  ให้ระบบได้รับทราบก่อนที่จะใช้ เช่น  จอภาพเป็นสีหรือขวาดำเครื่องพิมพ์เป็นเครื่องรุ่นไหน  หรือตัวโปรแกรมอยู่ในไดเรอทอรี่ใด  และแฟ้มข้อมูลอยู่ตำแหน่งหรือไดเรอทอรี่ใดในดิสก์
การสำรองข้อมูลและการเรียกคืนข้อมูลกลับมาเพื่อใช้ใหม่  เป็นสิ่งสำคัญอีกสิ่งหนึ่งที่ระบบจะต้องมี  เพื่อให้สามารถรู้สถานการณ์ในกรณีที่เกิดข้อผิดพลาดขึ้นในระบบ  ในขณะที่กำลังทำการปฏิบัติการอยู่     

เอกสารประกอบการฝึกอบรม 
ในปัจจุบัน  เอกสารประกอบการฝึกอบรมให้กับผู้ใช้ระบบ  สามารถใช้ระบบได้อย่างมีประสิทธิภาพสูงสุด  การอบรมจึงเกิดขึ้นในหลายรูปแบบ  ตั้งแต่การนำเอาวีดิโอเทปมาใช้ช่วยในการอบรมแทนการสอนด้วยคนทั้งหมด  การใช้คอมพิวเตอร์มาช่วยในการสอน  (Computer Based Tutorials)  การใช้เอกสารและคู่มือประกอบต่าง ๆ ในการอบรม  ส่วนการอบรมจะเจาะลึกแค่ไหนย่อมขึ้นอยู่กับความต้องการของผู้ใช้ระบบส่วนใหญ่  ที่จะเป็นผู้ส่งความต้องการใช้กับอบรม
เอกสารประกอบการฝึกอบรม  มักจะประกอบไปด้วย  ขั้นตอนต่าง ๆ  คล้าย ๆ  กับคู่มือการใช้แต่จะเพิ่มในส่วนของตัวอย่างและแบบฝึกหัด  สำหรับการฝึกฝนการทำงานของระบบตามขั้นตอนเพื่อให้ผู้ใช้ระบบสามารถทำความเข้าใจระบบงานที่กำลังอบรมอยู่ได้มากขึ้น  จากตัวอย่างและแบบฝึกหัดที่ให้ทำ

การพัฒนาหลักสูตรการฝึกอบรม                                                                    
การฝึกอบรมเกี่ยวกับระบบคอมพิวเตอร์นั้นมีอยู่มากมาย  การฝึกอบรมแต่ละครั้งที่เกิดขึ้นนั้นมาจากความต้องการของผู้ใช้ระบบซึ่งมีมากขึ้น  และการพัฒนาหลักสูตรการฝึกอบรมให้แก่ผู้ใช้ระบบอาจต้องใช้เทคนิคที่ผิดแผนแตกต่างกันออกไป  หากต้องการวางหลักสูตรการฝึกอบรมขึ้นมาจริงแล้ว  ผู้วางหลักสูตรก็ควรจะตอบคำถามต่อไปนี้ให้ได้ 
คำถามดังกล่าว  คือ
1.  มีอะไรบ้างที่จะต้องเน้นการสอนให้กับผู้ใช้ระบบได้ทราบในหลักสูตรนี้
2.  จะทำอย่างไรให้ผู้ใช้ระบบสามารถเข้าใจและเห็นภาพได้
3.  ผู้ใช้ระบบมีความรู้พื้นฐานทางระบบคอมพิวเตอร์เบื้องต้นหรือไม่ มากน้อยเพียงใด
4.  จะต้องมีการอบรมระบบคอมพิวเตอร์ให้กับผู้ใช้ระบบหรือไม่
5.  มีอะไรบ้างที่จะต้องบรรจุอยู่ในหลักสูตรการฝึกอบรม
6.  ใครจะเป็นผู้สอนดำเนินการฝึกอบรม
7.  วิธีการประเมินผลการฝึกอบรมของผู้ใช้ระบบที่ได้ผ่านการอบรมไปแล้วมีความรู้ความสามารถความเข้าใจระบบได้ดีตามความต้องการหรือไม่ อย่างไร

การฝึกอบรมผู้ใช้                                 
การฝึกอบรมผู้ใช้ให้เข้าใจถึงการใช้งาน  และการทำงานของระบบ  โดยเฉพาะถ้าระบบนั้นเป็นระบบใหม่ทั้งหมด  ฉะนั้นคู่มือการใช้  คู่มือปฏิบัติการ  เอกสารประกอบการฝึกอบรมเพียง  3  อย่างคงไม่เพียงพอที่จะให้ผู้ใช้งานในระบบใหม่เริ่มใช้งานได้ด้วยตนเอง  จากการอ่านหรือศึกษาเองจากคู่มือทั้ง  3  เล่ม  แต่จะต้องอบรมผู้ใช้ทีเดียวหลาย ๆ  คนในระยะเวลาสั้น ๆ  ช่วงหนึ่งซึ่งอาจจะเป็น  3  วัน  5  วันหรือ  7  วัน  สำหรับระบบงานที่ไม่ใหญ่มากนัก  ถ้าเป็นระบบงานที่ใหญ่มาก ๆ  อาจจะต้องใช้เวลามากกว่านั้น  เพื่อให้ผู้ใช้ระบบเกิดความคุ้นเคย  มีความเข้าใจในระบบงานและสามารถที่จะทำงานในระบบได้ด้วยตนเองมากที่สุด  อาจจะไม่สามารถทำงานจนคล่อง  แต่สามารถที่จะทำได้ด้วยตนเอง

ประเภทของการอบรม                                                       
การอบรมแบ่งได้เป็น  2 ลักษณะ คือ
1.  วิธีการฝึกอบรม สามารถแบ่งออกได้หลายวิธี คือ 
                                1.1 การอบรมทีละคนจะเป็นวิธีที่ดีที่สุดเนื่องจากสามารถที่จะชี้แจงแนะนำรายละเอียดต่างๆเกี่ยวกับระบบงานให้ผู้รับการอบรมสามารถเข้าใจได้อย่างสะดวกแต่วิธีนี้จะทำให้เสียเวลาและค่าใช้จ่ายมาก ถ้าผู้เข้าอบรมมีจำนวนมาก
1.2 การอบรมแบบกลุ่ม จะทำให้เสียเวลาและค่าใช้จ่ายน้อยกว่า แต่การชี้แจงรายละเอียดต่าง ๆ  เกี่ยวกับระบบงานจะทำได้ไม่ละเอียดและไม่สะดวกเท่ากับการอบรมแบบทีละคน  โดยใช้วิธีการชี้แจงและอธิบายถึงระบบงานเหมือนกับการอบรมทีละคนและเปิดโอกาสให้ผู้ใช้ระบบทดลองทำหรือฝึกให้เข้าใจและสอบถาม  ในส่วนที่สงสัย  ซึ่งอาจจะอธิบายเป็นรายบุคคลต่อไป
1.3  การอบรมแบบลูกโซ่  เป็นการอบรมผู้ใช้ระบบทีละคนตามวิธีแรกกลุ่มละ  3-5  คน  แล้วให้ผู้ใช้ระบบที่ได้รับการอบรมกลุ่มนี้ไปทำการอบรมให้กับผู้ใช้ระบบคนอื่น ๆ  ต่อไป  วิธีการนี้ทำให้ไม่สามารถที่จะควบคุมเรื่องเนื้อหาและวิธีการในการอบรมได้  และการถ่ายทอดต่อไปของผู้ใช้ระบบที่ได้รับการอบรมโดยตรงอาจคลาดเคลื่อนได้ถ้าผู้ใช้ระบบที่รับการอบรมไม่เข้าใจการทำงานอย่างถ่องจำแท้หรือจำอะไรคาดเคลื่อนไป  จึงไม่นิยมใช้วิธีนี้
2.  ประเภทของการฝึกอบรม   สามารถแบ่งออกได้เป็นหลายประเภท คือ
2.1  การอบรมภายในหน่วยงาน เป็นการอบรมที่จัดขึ้นเฉพาะภายใน  สำหรับผู้ใช้ระบบงานภายในหน่วยงานหรือองค์การเท่านั้น  การอบรมแบบนี้มักจะเกิดขึ้นเฉพาะหน่วยงานใดหน่วยงานหนึ่งเท่านั้น  โดยผู้ฝึกสอนจะเป็นจะเป็นผู้ที่มีความรู้ความเข้าใจในระบบงานเป็นอย่างดี  และอาจจะมีผู้ช่วยในการฝึกอบรมซึ่งเป็นผู้ที่มีประสบการณ์ในการใช้ระบบงานมาก่อน
2.2  การอบรมที่จัดขึ้นโดยผู้ขายระบบ  ส่วนใหญ่เป็นการอบรมกันที่บริษัทของผู้ขายไม่ใช่  อบรมที่บริษัทผู้ใช้ระบบ  การอบรมแบบนี้ยังสามารถแยกย่อยออกเป็น  2  แบบคือ  การอบรมเฉพาะเรื่องใดเรื่องหนึ่งของระบบงานนั้น ๆ  ให้กับผู้ใช้ระบบ  และ  การอบรมเรื่องทั่ว ๆ  ไปสำหรับระบบงานนั้น ๆ  ซึ่งการอบรมประเภทนี้จะมีการเตรียมอุปกรณ์ต่าง ๆ  ที่พร้อมเพรียงมากกว่า
2.3  การอบรมทั่วไป  เป็นการอบรมที่มักจะถูกจัดขึ้นโดยผู้ขายระบบเช่นกัน  โดยมีวัตถุประสงค์เพื่อเป็นการแนะนำผลิตภัณฑ์หรือระบบงานใหม่ ๆ  ที่ผู้ขายระบบมีอยู่  หรืออบรมให้กับผู้ใช้ระบบทั่วไป  การอบรมประเภทนี้จะไม่ได้เน้นหนักจุดใดจุดหนึ่งของระบบ  แต่มักจะอบรมในลักษณะที่เป็นพื้นฐานโดยทั่วไปของระบบเท่านั้น

ลำดับขันตอนของการฝึกอบรม 
ในการฝึกอบรมนั้น ๆ สามารถแบ่งลำดับขั้นตอนของการฝึกอบรมออกเป็นขั้นตอนใหญ่ ๆ ได้  3 ขั้นตอน ดังนี้
1.  การวิเคราะห์และวางแผนก่อนการอบรม (Pre-Training Analysis)
2.  การให้การอบรม (Training Delivery)
3.  การประเมินผลหลังการอบรม (Post-Training Evaluation)

                1.  การวิเคราะห์และวางแผนก่อนการอบรม  (Pre-Training Analysis)  สำหรับลำดับขั้นตอนของการวิเคราะห์และวางแผนก่อนอบรมนั้นเป็นขั้นตอนแรกที่เกิดขึ้นสำหรับผู้วางหลักสูตรการอบรมในการหาความต้องการของผู้ใช้ระบบว่าต้องการให้มีการอบรมในแนวไหน  เน้นหนักทางด้านใด  รวมทั้งสำรวจระดับความรู้ของผู้ใช้ระบบด้วยว่ามีความรู้ทางด้านคอมพิวเตอร์มาแล้วมากน้อยเพียงใด  เพื่อจะได้นำเอาข้อมูลเหล่านี้ไปใช้ประกอบการวางหลักสูตรเพื่อให้ได้ผลสูงสุด  ซึ่งผู้ที่จะทำการอบรมจะทราบว่าควรจะเพิ่มเติมหรืออบรมเน้นในส่วนใดเป็นพิเศษ  เพื่อทำให้ผู้ใช้ระบบมีความรู้ความเข้าใจและมีความสามารถ  เพิ่มมากขึ้นตามเป้าหมายที่ได้วางไว้หลังการฝึกอบรม
กลุ่มผู้ใช้ระบบที่ควรเข้ารับการอบรม 
บุคคลต่าง ๆ  ในองค์กรที่เป็นผู้ใช้ระบบ  อาจจะประกอบด้วยบุคคลที่มีหน้าที่งานที่ไม่เหมือนกัน  เช่น  พนักงานคีย์ข้อมูล  ผู้ช่วยหัวหน้าแผนก  หัวหน้าแผนก  เจ้าหน้าที่ฝ่ายเทคนิค  และมีทีมงานของแต่ละแผนกรวมทั้งทีมงานแผนกคอมพิวเตอร์  ที่ต้องการเข้ารับการฝึกอบรมระบบ  งานใหม่ด้วย  เมื่อมีบุคคลหลายประเภทซึ่งมีพื้นฐานความรู้ที่แตกต่างกัน  ความต้องการความรู้จากการฝึกอบรมก็ย่อมจะแตกต่างกันไปด้วย  ตามแต่สถานะ  หน้าที่การปฏิบัติงานหรือตำแหน่ง  ผู้ที่ทำหน้าที่เป็นผู้ฝึกอบรมจะต้องจัดกลุ่มและเตรียมการฝึกอบรมให้เหมาะสม  กับความต้องการแต่ละประเภทบุคคล  ซึ่งสามารถจะรวมกลุ่มที่มีความรู้พื้นฐานใกล้เคียงกันเอาไว้ด้วยกัน  หรือจัดตารางให้เข้ารับการอบรมเฉพาะวันหรือเฉพาะหัวข้อที่เกี่ยวข้องกับการทำงานของแต่ละคนก็ได้

2.  การให้การอบรม  (Training Delivery)  นักวิเคราะห์ระบบควรจัดทำเอกสารแนะนำการอบรมขึ้นมา  เพื่อแจกให้กับผู้ที่เข้ารับ  การฝึกอบรมก่อนที่จะเริ่มมีการฝึกอบรมอย่างเป็นทางการ  หากไม่ทำเป็นเอกสารก็ควรจะมีการกล่าวนำเพื่อเป็นแนวทางให้ผู้เข้ารับการอบรมได้รู้จักและเข้าใจเหตุผลที่ต้องเข้ารับการฝึกอบรม  ขอบเขตของการอบรม  เนื้อหาคร่าว ๆ  ที่จะได้รับและนำไปใช้จากการฝึกอบรมในครั้งนี้  ซึ่งมีหัวข้อที่จะอ้างอิงถึง  ดังนี้
                2.1 จุดประสงค์ของระบบงานโดยทั่วไป
2.2 สรุปประวัติอย่างสั้น ๆ ว่าทำไมถึงต้องมีการพัฒนาระบบงานนี้
2.3 ระบบงานมีการปฏิบัติงานอย่างไร
2.4 การเปลี่ยนแปลงต่าง ๆ ที่เกิดจากระบบงานที่อาจมีผลกระทบต่อธุรกิจ
2.5 ผลตอบแทนหรือประโยชน์ต่าง ๆ ที่จะได้จากระบบทั้งที่เห็นได้ชัดและไม่ชัด
คล้าย ๆ  กับการปฐมนิเทศก่อนการฝึกอบรมนั้นเอง  หลังจากนั้นจึงทำการอบรมตามขึ้นตอนให้แก่ผู้ใช้ระบบ  ในระหว่างการฝึกอบรมนั้น  สิ่งที่ผู้ให้การฝึกอบรมจะต้องคำนึงถึงอยู่เสมอ  คือ 
?   ข้อมูลที่ให้กับผู้เข้ารับการฝึกอบรมจะต้องถูกต้องเชื่อถือได้
?   เอกสารประกอบการอบรมต่าง ๆ  จะต้องเรียบเรียงเป็นลำดับอย่างดี
?   แบบฝึกหัดและปัญหาต่าง ๆ  ที่ให้ผู้รับการอบรมทำจะต้องเชื่อมโยงกับวัตถุประสงค์                              ของการอบรมโดยตรง
?    การอบรมมีการยกตัวอย่างและแสดงให้เห็นอย่างชัดเจนเพียงพอต่อความเข้าใจ 
การฝึกอบรมหรือจะเรียกอย่างธรรมดาว่า  การเรียนการสอน  ผู้ที่อบรมก็คือ  ครูหรืออาจารย์  ส่วนผู้ที่เข้ารับการอบรม  ก็คือ  นักเรียน  ฉะนั้นแล้วเพื่อที่จะให้การเรียนการสอนบรรลุวัตถุประสงค์และเป้าหมายที่ได้มีการวางเอาไว้  ผู้ที่อบรมก็คือครูหรืออาจารย์จะต้องจัดเตรียม   เอก 
สารประอย่างดีและพร้อมที่จะแจกให้กับผู้ที่เข้ารับการอบรมหรือนักเรียน  และ  การควบคุมบรรยากาศในการฝึกอบรมไม่ให้น่าเบื่อก็เป็นอีกสิ่งหนึ่งที่จำเป็นเช่นกัน  เมื่อมีประสบการณ์แล้วจะให้เข้าใจและรู้ว่าควรหรือไม่ควรทำอะไร  และมีวิธีการในการฝึกอบรมที่ดีขึ้น

                3.  การประเมินผลหลังการอบรม (Post-Training Evaluation)เมื่อการอบรมเสร็จสิ้นสมบูรณ์แล้วสิ่งสุดท้ายที่จะต้องทำก็คือ การสำรวจหรือประเมินผลภายหลังการอบรม  ขั้นตอนนี้ทำได้โดยการสำรวจความคิดเห็นจากผู้ที่เข้ารับการฝึกอบรมทุกระดับ  หรือทุกคนก็ได้
                วิธีที่ดีที่สุดและนิยมทำกันที่สุด  คือ  การออกแบบสอบถามความคิดเห็น  โดยให้ผู้เข้ารับการฝึกอบรมได้กรอกในสิ่งที่เขาคิด  โดยไม่มีการระบุชื่อผู้กรอก  เพื่อให้ผู้ทำการฝึกอบรมได้รับคำตอบที่เป็นความคิดเห็นจริง ๆ  ส่วนผู้เข้ารับการฝึกอบรมก็ไม่ต้องกังวลถึงผลใด ๆ  ที่อาจจะเกิดขึ้นกับเขา  ข้อความสำคัญในแบบสอบถามควรจะครอบคลุมถึงประเด็นต่าง ๆ  ดังนี้ 
3.1 การอบรมในครั้งนี้มีเนื้อหาที่เหมาะสมกับความต้องการของท่านหรือไม่
3.2 การอบรมนี้มีผลทำให้ท่านสามารถปฏิบัติงานกับระบบใหม่ได้ดีขึ้นหรือไม่อย่างไร
3.3 ผู้รับการฝึกอบรมคิดว่ามีหัวข้อใดที่ยากต่อการเข้าใจ
3.4 ผู้เข้ารับการฝึกอบรมคิดว่ามีหัวข้อใดที่ง่ายต่อการเข้าใจมากที่สุด
3.5 ผู้รับการฝึกอบรมคิดว่าควรจะเพิ่มเติมหรือควรเน้นหัวข้อใดเป็นพิเศษ นอกเหนือจากที่ได้ทำการอบรมไปแล้ว
3.6 ผู้รับการฝึกอบรมคิดว่าพร้อมแล้วหรือยังสำหรับการทำงานกับระบบงานใหม่
3.7 ผู้รับการฝึกอบรมคิดว่าการอบรมในครั้งนี้ควรจะปรับปรุงหรือเพิ่มเติมสิ่งใด
3.8 ผู้รับการฝึกอบรมคิดว่าผู้ทำการฝึกอบรมเป็นอย่างไร

                ในการประเมินผลการฝึกอบรมครั้งนี้  นักวิเคราะห์ระบบหรือผู้ทำการอบรมจะต้องมีความเป็นกลางมากที่สุด  และยอมที่รับฟังคำแนะนำ  ข้อคิดเห็นของผู้เข้ารับการฝึกอบรม  เพื่อที่จะได้นำเอาคำแนะนำ  ข้อคิดเห็น  หรือสิ่งที่คิดว่าควรจะมีการปรับปรุงหรือแก้ไขไปทำการปรับปรุงเปลี่ยนแปลงแก้ไขให้ดีขึ้น  สำหรับการฝึกอบรมในครั้งหน้าต่อไป

คำศัพท์  บทที่ 14 
การจัดทำเอกสารปรกอบการทำงาน