บทที่ 9
การประมวล

วัตถุประสงค์เชิงพฤติกรรม (Behavioral Objectives) บทที่ 9
หลังจากศึกษาบทเรียนนี้แล้ว นักศึกษาจะมีความสามารถดังนี้ 
1  อธิบายจุดมุ่งวงหามายการประมวลผล
2  บอกประเภทการประมวลผลที่ไม่ต้องมีการอธิบาย 
3   ยกตัวอย่างคำอธิบายการประมวลผล 
4   ระบุวิธีการอธิบายการประมวลผล 
5  อธิบายภาพกระแสข้อมูล 
6  บอกกฎการเขียน DFD ได้ถูกต้อง
7  ยกตัวอย่างระบบงานห้องสมุด
8  ยกตัวอย่างการสร้าแบบสำหรับระบบใหม่ 
9  ยกตัวอย่างการออกแบบระบบระดับกายภาพ 
10  จัดบอร์ดเชิงปฏิบัติการ “การประมวลผล”
11  สนทนาเชิงปฏิบัติการ “ขั้นตอนการสร้างตารางการตัดสินใจ (Decision Table)”  
12  สนทนาเชิงปฏิบัติการ “ แผนภาพกระแสข้อมูล“
13  สนทนาเชิงปฏิบัติการ “ การพัฒนาโปรแกรมระบบงานห้องสมุด“
14  SWOT Analysis “การสร้างแบบระบบใหม่”
15  SWOT Analysis “การออกแบบระดับกายภาพ”
16  อธิบายคำศัพท์ได้ 14 คำ

บทที่ 9 
การประมวลผล 
จุดมุ่งหมายการประมวลผล 
1. เพื่อให้การประมวลผลนั้นชัดเจนเข้าใจง่าย  การใช้วิธีนี้จะทำให้ผู้วิเคราะห์ได้เรียนรู้รายละเอียดเกี่ยวกับขั้นตอนในการประมวลผลการทำงาน 
2. เพื่อให้เกิดความเข้าใจถูกต้องในการอธิบายในรูปแบบเฉพาะของการประมวลผลระหว่างนักวิเคราะห์ระบบและโปรแกรมเมอร์ 
3. เพื่อตรวจสอบการออกแบบระบบ  โดยการประมวลผลนั้นจะถูกต้องหรือไม่ด้านข้อมูลที่ป้อนเข้าเครื่อง  และออกการรายงานทางหน้าจอ 
ประเภทของการประมวลผลที่ไม่ต้องมีการอธิบาย 
ประเภทของการประมวลผลที่ไม่ต้องมีการอธิบายสามารถแบ่งได้ดังนี้ 
1. การประมวลผลที่ใช้การแทนที่ทางกายภาพในส่วนของการป้อนข้อมูลเข้าระบบหรือการออกรายงานที่เป็นรูปแบบไม่ซับซ้อน  เช่น  การอ่านค่า  การเขียนค่า  เป็นต้น 
2. การประมวลผลที่แทนที่กระบวนการตรวจสอบข้อมูลซึ่งจะมีรายละเอียดในพจนานุกรมข้อมูล 
3. การประมวลผลที่เป็นการประมวลผลในลักษณะที่เป็นการดึง Function ที่มีอยู่เดิมหรือเป็นการนำโปรแกรมย่อยมาใช้

คำอธิบายการประมวลผล 
คำอธิบายการประมวลผล  “Process Description”  หรือเรียกอีกอย่างหนึ่งว่า “Minispecs”
จะอธิบาย  รายละเอียดการทำงานภายในโพรเซสหนึ่ง ๆ  หรืออีกนัยหนึ่งก็คือ  โพรเซสนี้เปลี่ยนอินพุตเป็นเอาต์พุตอย่างไร  โพรเซสระดับล่างสุดใน  DFD  จะต้องเขียนคำอธิบายว่ามันทำงานอย่างไร
คำอธิบายการประมวลผลสามารถกำหนดข้อมูลของระบบไว้ในพจนานุกรมข้อมูลและแบ่งการทำงานเป็นหน้าที่ต่างๆ ย่อยลงได้ด้วยแผนภาพกระแสข้อมูล

วิธีการอธิบายการประมวลผล

นักวิเคราะห์ระบบจะเลือกใช้วิธีการใดวิธีการหนึ่งหรือใช้ปนกันก็ได้ขึ้นอยู่กับความเหมาะสม  แต่ไม่ว่าจะเขียนด้วยวิธีใด ๆ เมื่อเขียนแล้วควรจะมีคุณสมบัติดังนี้

  
โดยทั่วไปแล้ววิธีการเขียนคำอธิบายแบบประโยคโครงสร้างเป็นที่นิยมใช้กันมากที่สุดควรจะเลือกใช้วิธีเดียวกันเพื่อให้ง่ายต่อการสื่อสาร อาจจะมากกว่าหนึ่งวิธีก็เป็นไปได้ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับ

ประโยคโครงสร้าง (Structure Sentences)
วิธีนี้ใช้การอธิบายเป็นประโยคเขียนให้มีลักษณะเป็นโครงสร้างคล้าย ๆ การเขียนโปรแกรมโครงสร้าง  การเขียนประโยคโครงสร้างอาจเลือกใช้คำศัพท์ต่าง ๆ กันดังนี้

สิ่งนั้นสิ่งนี้ หรือ “เปรียบเทียบ” สิ่งนั้นกับสิ่งนี้  เป็นต้น  คำกริยาที่อาจจะเลือกใช้ได้เช่น
GET COMPUTE
PUT DELETE
FIND VALIDATE
ADD MOVE
SUBTRACT REPLACE
MULTIPLR SET
DIVIDE SORT เป็นต้น

1. ถ้า........มิฉะนั้น(if…….else…….)
2. กรณี......(case)
3. ทำซ้ำ(Do3…….loop)
4. ทำตามลำดับ (Sequence)

สรุปประโยคโครงสร้าง  ประโยคโครงสร้างและตารางตัดสินใจเป็นเครื่องมือที่ใช้อธิบายการทำงานภายในของ PROCESS ควรจะเลือกวิธีเขียนอธิบายการทำงานที่ดีและเหมาะสมกับงานนั้น ๆ

วิธีการตัดสินใจแบบตาราง (Decision  Table)
การตัดสินใจแบบตารางเป็นตาราง 2 มิติโดยที่แถวตั้งด้านซ้ายเป็นเงื่อนไขและแถวนอนเป็นรายละเอียดของเงื่อนไขที่ทั้งหมดก่อน  ตามด้วยกิจกรรมทั้งหมดที่มีในการประมวลผลนั้น และช่างถัดมาคือ กฎต่าง ๆ ที่เป็นตัวกำหนดผลในการกระทำกิจกรรมนั้น

รูปหลักการเขียนตารางตัดสินใจ (Decision Table)
ขั้นตอนการสร้างตารางตัดสินใจ(Decision Table)

ภาพที่ 9.1 แสดงตัวอย่าง ตารางการตัดสินใจ

ผังต้นไม้(Decision Tree)
วิธีนี้เป็นการใช้ผังต้นไม้ในการเขียนเส้นทางการตัดสินใจโดยจะเหมือนกิ่งก้านสาขาของต้นไม้โดยมีรากอยู่ทางซ้ายมือ  และกิ่งอยู่ทางขวามือ  ซึ่งจะคล้ายกับตารางการตัดสินใจ  แต่ต่างกันที่รูปแบบเท่านั้น
                     ขั้นตอนการสร้างผังต้นไม้(Decision Tree)
การสร้างผังต้นไม้จะมีลักษณะดังต่อไปนี้

เทคนิคในการเลือกวิธีการเขียนอธิบายการประมวลผล 
1. เลือกวิธีประโยคโครงสร้างภาษา(Structure Language)เมื่อ
- การประมวลผลนั้นเป็นกรณีที่เกิดเหตุการณ์ที่มีการกระทำซ้ำ
- ต้องการสื่อสารระหว่างผู้ใช้กับนักวิเคราะห์ระบบในการอธิบายการประมวลผลวิธีนี้จะดีที่สุด
2. เลือกวิธีใช้ตารางการตัดสินใจ(Decision Table)เมื่อ
- เงื่อนไข กิจกรรมที่จะกระทำ และกฎในการประมวลผลมีความซับซ้อนมาก
- เมื่อการประมวลผลนั้นมีกฎต่าง ๆ ที่ขัดแย้ง  และเกิดกรณีฟุ่มเฟือยได้  วิธีนี้จะสามารถแก้ปัญหานี้ได้
3. เลือกวิธีผังต้นไม้ (Decision Table)เมื่อ
- การเกิดเงื่อนไขต่าง ๆ และการกระทำกิจกรรมเป็นไปตามลำดับก่อนหลัง
- กรณีที่มีเงื่อนไขหลากหลายแบบ  ในการแตกกิ่งที่แตกต่างกันไปคือเงื่อนไขไม่จำกัดเป็นต้น

แผนภาพกระแสข้อมูล 

กฎการเขียนผัง DFD ที่ถูกต้องมีดังนี้

ตัวอย่างระบบงานห้องสมุด 
การพัฒนาโปรแกรมระบบงานห้องสมุด  ได้ใช้แผนภาพกระแสข้อมูล  (Data  Flow  Diagram) ในการวิเคราะห์ระบบ  แผนภาพกระแสข้อมูลแสดงความสัมพันธ์ระหว่างกระบวนการ

ภาพที่ 9.4 แผนภาพกระแสข้อมูลระดับ Context Diagram ของระบบงานห้องสมุด

 

ภาพที่ 9.8 แผนภาพกระแสข้อมูลระดับที่ 2( DFD-Level 2) ระบบหนังสือ

ภาพที่ 9.9 แผนภาพกระแสข้อมูลระดับที่ 2 (DFD=Level2):ระบบการกำหนดค่ามาตราฐาน

ภาพที่ 9.10 แผนภาพกระแสข้อมูลระดับที่ 2 (DFD-Level2):ระบบการจัดพิมพ์รายงาน
พจนานุกรมข้อมูล(Data Dictionary)
ทุก ๆ ระบบต้องมีข้อมูลแม้แต่ระบบที่ง่ายที่สุดตัวอย่างเช่น  ระบบบัญชีเจ้าหนี้จะต้องมีข้อมูลที่จำเป็นในการจ่ายเงินแก่เจ้าหนี้  ได้แก่  ชื่อ  และที่อยู่ของเจ้าหนี้  จำนวนเงินที่ต้องชำระเป็นต้น  ระบบที่พัฒนาเสร็จแล้วจะต้องติดตามข้อมูลเหล่านี้ได้  แต่สำหรับนักวิเคราะห์ระบบจะเก็บข้อมูลในรูปแบบ(Fomat) หรือการใช้งานข้อมูลเหล่านี้อย่างไร  คำตอบก็คือ พจนานุกรมข้อมูลซึ่งเป็นทีเก็บรวบรวมข้อมูลทั้งหมดและเป็นที่ค้นหาข้อมูลที่ต้องการเกี่ยวกับข้อมูลของระบบทั้งหมดได้  พจนานุกรมข้อมูลควรสร้างไว้ใช้แต่เริ่มโครงการโดยเริ่มต้นจาก  จำนวนข้อมูลน้อย ๆ และเริ่มเพิ่มขึ้นเรื่อย ๆ โครงการเล็ก ๐ จะมีข้อมูลประมาณ1000ข้อมูล  สำหรับโครงการใหญ่อาจจะมากถึง 50000ข้อมูลด้วยกัน

การจัดพจนานุกรมข้อมูล
พจนานุกรมข้อมูลถูกเขียนเรียงลำดับตามตัวอักษร  โดยไม่สนใจว่าข้อมูลนั้นจะเป็นแบบไปไหนคือ เขียนรวมปะปนกันทั้งข้อมูลเดี่ยวข้อมูลที่ไปหลใน DFD หรือข้อมูลที่เก็บในไฟล์แล้วนำมาเรียงลำดับ (Sorted) ตามตัวอักษร  แบบเรียงจากน้อยไปหามาก ปกติจะเขียนพจนานุกรมด้วยมือแต่ปัจจุบันก็มีคอมพิวเตอร์ซอฟต์แวร์ที่ช่วยทำงานนี้ได้ด้วย  ปกติพจนานุกรมข้อมูลมีขนาดใหญ่มาก  ถ้าใช้คอมพิวเตอร์ช่วยจะสะดวกมากกว่า

ตารางที่ 9.1 ตารางสมาชิก(Member)เป็นตารางที่เก็บรายละเอียดของสมาชิก

การสร้างแบบสำหรับระบบใหม่ 
ในบทนี้จะใช้เครื่องมือต่าง ๆ ที่ได้กล่าวมาแล้วมาช่วยในการสร้างระบบใหม่เครื่องมือเหล่านี้  ได้แก่ พจนานุกรม  แผนภาพกระแสข้อมูล (Data Flow Diagram:DFD)คำอธิบายโพรเซสและฐานข้อมูล  นักวิเคราะห์ระบบจะใช้แบบของระบบใหม่นี้  เพื่อทดสอบความคิดแบะให้เห็นภาพลักษณ์ของระบบใหม่ด้วย  แบบของระบบใหม่นี้คล้าย ๆ กับแบบแปลนบ้านของสถาปนิกนั่นเอง  แบบแปลนนี้จะทำให้เห็นว่าบ้านที่จะปลูกมีหน้าตาเป็นอย่างไร  ก่อนที่จะลงมือก่อสร้างจริง  กระบวนการสร้างแบบของระบบใหม่จะช่วยปรับปรุงระบบใหม่ให้ดีขึ้นกว่าระบบปัจจุบันที่กำลังใช้งานอยู่ด้วย
ความคิดหลาย ๆ ความคิดที่ใช้ในที่นี้มาจาก DeMarco(1979)และ McMenamin and Palmar(1985) ความคิดทั้งหมดมีความสัมพันธ์กับความคิดเดิมของ Yourdon Inc. ซึ่งเป็นบริษัทชั้นแนวหน้าในเรื่องการวิเคราะห์ระบบแบบโครงสร้าง
ก่อนที่จะเริ่มการสร้างระบบ  ควรทำความเข้าใจกับคำว่า  “ลอจิคัล” และ “ฟิสิคัล” สมมุติว่าพูดถึง “จ่ายเงินใบทวงหนี้” จะเพียงว่าทำอะไร  แต่ถ้าพูดว่าการจ่ายเงินอาจจะทำได้หลายวิธี  เช่น  เขียนเช็คด้วยมือ  หรือเขียนเช็คด้วยเครื่องคอมพิวเตอร์อัตโนมัติ  หรืออาจจะใช้วิธีโอนเงินระหว่างธนาคารก็ได้  ดังนั้นที่พูดว่า “จ่ายเงินทวงหนี้”จะมีวิธีการจ่ายเงินทั้ง 3 วิธีจะเป็น
ฟิสิคัล ลอจิคัล  เป็นกิจกรรมสำคัญของระบบซึ่งจะคงอยู่ในระบบใหม่ที่พัฒนาขึ้นมาด้วยโดยไม่ขึ้นยู่กับเทคโนโลยีในทางปฏิบัติ
ปกตินักวิเคราะห์ระบบใช้ระบบด้วยกัน 4 แบบในการทำงาน  จากระบบปัจจุบันสู่ระบบใหม่โดยเริ่มต้นจาก 1. ฟิสิคัลของระบบปัจจุบันแก้ไขเป็น 2.ลอจิคัลของระบบปัจจุบันแล้ว  จึงเขียนเป็น 3.ลอจิคัลของระบบใหม่และสุดท้ายเป็น 4. ฟิสิคัลของระบบใหม่   แบบของระบบทั้ง 4 มีความสัมพันธ์กันดังแสดงในรูปข้างล่าง

DFD  ระดับแม่ ไม่เพียงพอที่จะบอกรายละเอียดการทำงานทั้งหมดของระบบได้  ดังนั้นจึงจำเป็นจะต้องแตกเป็นลูกหลานต่อไป  ซึ่งจะทำให้ได้ DFD ต่างระดับขึ้น DFD ระดับลูกอันแรกติดกับระดับแม่เป็นภาพรวมของการทำงานดังรูปความสัมพันธ์ในที่นี้จะเป็นแบบ “แม่/ลูก” และ DFD ในระดับลูกนี้ก็อาจจะเป็นแม่ของลูกในระดับถัดไป  และสามารถแตกแยกย่อยลงไปได้เรื่อย ๆ ภาพรวมของ DFD นี้จะไม่มีสัญลักษณ์ของระบบภายนอกเข้ามาเกี่ยวข้องเพราะว่าระบบภายนอกปรากฏอยู่เฉพาะใน DFD ระดับสูงสุดอย่างเดียวเท่านั้น

 

            การเก็บข้อมูลกับ DFD ระดับลูก การเก็บข้อมูลอันแรกในภาพนี้ คือ ไฟล์ใบสั่งซื้อทำไมจึงจำเป็นต้องเก็บข้อมูลนี้ เพราะข้อมูลนี้จะต้องเก็บไว้ระยะเวลาหนึ่งซึ่งจะต้องนำมาใช้ภายหลัง เริ่มตั้งแต่มีการสั่งซื้อจนกระทั่งเสร็จสิ้นการจ่ายเงิน นอกจากนั้นในกรณีที่ข้อมูลถูกป้อนเข้ามาแบบหนึ่ง แต่ต้องเรียกใช้อีกแบบหนึ่ง ลักษณะนี้จำเป็นต้องมีการเก็บข้อมูลเช่น  ข้อมูลผู้ขายเป็นต้น  เมื่อทราบว่าจะต้องมีการเก็บข้อมูล  คราวนี้จะทราบได้อย่างไรว่าเมื่อมันจะประกฎใน DFD มีกฎว่าการเก็บข้อมูลควรจะปรากฏในระดับสูงสุด(นอกเหนือจาก DFD ระดับแรก) โดยที่ต้องมี โพรเซสอย่างน้อยสองโพรเซส เรียกใช้ไฟล์นั้น ๆ สำหรับไฟล์สั่งซื้อมีโพรเซสสองโพรเซสเรียกใช้เพราะฉะนั้นเขียนไว้ใน DFD ระดับนี้ได้ แต่ถ้ามีเพียงโพรเซสเดียวเรียกใช้ จะเก็บไว้แล้วแสดงใน DFD ระดับต่ำลงไปกว่านี้อีก  เมื่อสร้างไฟล์ในระดับใดแล้ว DFD ในระดับที่ต่ำลงไปสามารถเรียกใช้ไฟล์นั้นง่าย ๆ ครั้งจนกว่าจะได้ DFD ที่พอใจ วิธีที่ดีที่สุดของการแบ่งโพรเซสคือพยายามให้ข้อมูลที่ไหลระหว่างสองโพรเซสมีจำนวนน้อยที่สุดจะทำให้ระบบดูง่ายขึ้นปกติจะแบ่งโพรเซสตามหน้าที่ของ DFD ที่เห็นในรูปได้จากการเขียนแล้วหลายครั้ง  ในที่สุดก็ได้รูปนี้ขึ้นมาการทดลองเขียนครั้งแรกนั้นรวมโพรเซสที่สามและสี่เข้าด้วยกันและส่วนหนึ่งของโพรเซสที่สามในการตรวจสอบการอนุมัติไปรวมอยู่ในโพรเซสที่สองในกรณีนี้สามารถใช้ข้อมูลที่เหมือนกันหลายอย่างในโพรเซสที่สี่แต่การทำงานในโพรเซสนี้จะมีมากมายทีเดียว  ดังนั้น DFD ในภาพข้างบนจึงดูดีกว่า  การเขียนDFDรูปหนึ่ง ๆ ไม่ควรมีโพรเซสมากกว่าเจ็ด เลขเจ็ดเป็นเลขที่สวยสำหรับสมองคนเช่น  เบอร์โทรศัพท์เป็นต้นและเหมาะที่จะเขียนบนกระดาษขนาด A4(8.5 นิ้วคูน11นิ้ว)แต่ถ้าจำเป็นมากที่จะต้องมีมากกว่าเจ็ดโพรเซสก็ไม่เป็นไร ไม่ควรเขียนโพรเซสเดียวกันใน DFD รูปเดียวกัน   DFDในระดับนี้จะไม่รวมโพรเซสจำพวก”Edit/แก้ไข”หรือ ”Format/จัดรูปแบบ”การทำงานทำนองนี้จะเขียนอยู่ใน DFD ระดับลึกกว่านี้อีกจากตัวอย่างจะเห็นว่าทุกโพรเซสตั้งชื่อโดยใช้คำกิริยาเป็นคำเริ่มต้นซึ่งปฏิบัติตามกฎทุกประการ

กระแสข้อมูลกับภาพรวมของ DFD ก่อนที่จะพูดถึงข้อมูลที่เคลื่อนไหวใน DFD ลองมาพิจารณาพจนานุกรมข้อมูลคือ 
ใบอนุมัติจ่ายเงิน=เลขที่ใบสั่งซื้อ
รายละเอียดการจ่ายเงิน= เลขที่เช็ค+เลขที่ใบทวงหนี้+เลขที่ใบสั่งซื้อ
ใบทวงหนี้ค้างจ่าย= {เรคคอร์ดใบทวงหนี้ค้างจ่าย}
เรคคอร์ดใบทวงหนี้ค้างจ่าย=เลขที่ใบทวงหนี้+เลขที่ใบสั่งซื้อ+จำนวนเงินในใบทวงหนี้+เลขที่ผู้ขาย+ส่วนลด+กำหนดวันชำระเงิน
ชื่อข้อมูลจะต้องไม่เหมือนกัน  ลูกศรของข้อมูลมีเพียงข้อมูลเดียวเท่านั้นกำหนดอยู่หัวลูกศรบอกทิศทางการเคลื่อนที่  ถ้ามีการเคลื่อนของข้อมูลออกจากไฟล์  หรือเข้าสู่ไฟล์โดยที่ข้อมูลทั้งหมดหรือข้อมูลส่วนใหญ่ของเรคคอร์ดถูกใช้ ก็ไม่จำเป็นต้องมีชื่อข้อมูลกำกับลูกศรหมายความว่า  ข้อมูลที่เคลื่อนที่นั้น  คือ  ข้อมูลในไฟล์นั้นเอง  ถ้าใช้เพียงบางส่วนของเรคคอร์ดเท่านั้นก็ให้ใส่ชื่อข้อมูลกำกับไว้ด้วย  ตัวอย่างในรูปDFD  ลูกศรจากไฟล์สั่งซื้อและไฟล์ใบทวงหนี้ ค้างจ่ายไม่มีชื่อข้อมูลกำกับแสดงว่าข้อมูลทั้งเรคคอร์ดจะต้องถูกใช้  แต่ข้อมูลจากไฟล์ผู้ขายอันหนึ่งมีชื่อกำกับว่า”ชื่อผู้ขาย”เป็นการแสดงว่าฟิลด์ชื่อผู้ขายเท่านั้นที่ต้องการ

การออกแบบระดับกายภาค            การออกแบบระดับกายภาคแตกต่างจากระดับตรรกะในแง่ของการแสดงขั้นตอนของระบอบโดยจะให้ความสำคัญเกี่ยวกับรายละเอียดของข้อมูล  ผลลัพธ์และการประมวลผลชนิดของสื่อที่ใช้ในการบรรจุข้อมูลด้วยมาดูตัวอย่างการออกแบบที่ดีตัวอย่างหนึ่งคือโปรแกรมคำนวณบัญชีเงินเดือนของบริษัทแห่งหนึ่ง  ผลที่ได้จากการคำนวณจะนำไปปรับค่าข้อมูลในไฟล์หลักของข้อมูลพนักงานด้วยดังแสดงไว้ด้วยผังงานระบบ(System Flow Chart)การออกแบบระบบในระดับนี้จะระบุถึงข้อมูลและผลลัพธ์ที่ได้จากการทำงาน  รวมถึงขั้นตอนในการทำงานในกรณีที่เกิดข้อผิดพลาดความสำคัญของผังงานระบบนี้เปรียบเสมือนเป็น”พิมพ์เขียว”ที่จะใช้ในการพัฒนาระบบต่อไป
จากการวิเคราะห์ข้อมูลระบบนี้สรุปว่าข้อมูลได้แก่ไฟล์รายการเปลี่ยนแปลงซึ่งบรรจุอยู่ในเรคคอร์ดในไฟล์ที่ว่านี้ระบุจำนวนชั่วโมงทำงานของพนักงานแต่ละคน  และเพื่อให้การทำบัญชีเงินเดือนเป็นไปด้วยประสิทธิ์ภาพจะนำข้อมูลดังกล่าวมาเรียงลำดับตามรหัสประจำตัวพนักงานก่อน 
ส่วนข้อมูลอีกส่วนหนึ่งได้แก่ไฟล์ข้อมูลหลักที่เก็บข้อมูลของพนักงานเอาไว้ข้อมูลนี้ได้แก่รหัสพนักงาน ชื่อ ที่อยู่ และค่าแรงพนักงานแต่ละคนเงินเดือนที่ได้รับตั้งแต่ต้นปีและเงินเดือนหลังหักภาษีแล้วเป็นต้นและเช่นเดียวกันคือเรคคอร์ดในไฟล์หลักนี้จะเรียงลำดับไว้ตามรหัสประจำตัวพนักงานเพื่อสะดวงในการทำงาน 
ผลลัพธ์ที่ต้องการจากโปรแกรมบัญชีเงินเดือนได้แก่การพิมพ์เช็คเงินเดือนที่จะจ่ายให้พนักงานและการปรับปรุงค่าเงินเดือนในไฟล์หลักโดยการเพิ่มค่าเงินเดือนทีได้รับในเดือนนั้นเข้าไปนอกเหนือจากนั้นได้แก่  รายงานเงินเดือนที่จ่ายไปทั้งหมอ พร้อมด้วยรายงานข้อผิดพลาดต่าง ๆ เช่นมีรหัสพนักงานปรากฏในไฟล์รายการเปลี่ยนแปลงที่ไม่มีตัวตนในไฟล์หลักเป็นต้น

การประมวลผลเกิดขึ้นในส่วนขอโปรแกรมบัญชีเงินเดือนได้แก่ขั้นตอนของการอ่านไฟล์รายการเปลี่ยนแปลงและค้นหาเรคคอร์ดของพนักงานในไฟล์หลักเพื่อคำนวณเงินเดือนและเปลี่ยนแปลงค่านำในไฟล์หลักขอให้สังเกตว่า ในการเปลี่ยนแปลงระบบจะยังไม่แสดงรายละเอียดของวิธีการทำงานของโปรแกรม 
นอกเหนือจากการประมวลผลแล้ว  การดำเนินการที่สำคัญที่การออกแบบระบบที่ดีจะมองข้ามไปไม่ได้ได้แก่การควบคุมการเกิดข้อผิดพลาดต่าง ๆ ส่วนของการควบคุมซึ่งก็คือการตรวจเช็คข้อมูลในรายการเปลี่ยนแปลงเช่นการตรวจการสะกดคำผิดการตรวจดูการใส่ข้อมูลว่ามีรูปแบบถูกต้องหรือไม่  และการตรวจสอบค่าตัวเลขอาจจะนำตัวเลขทั้งหมดที่คีย์เข้าไปแล้วมารวมกันเช็คดูกับค่ารวมที่หาไว้ก่อนเป็นต้น 
หลังจากการออกแบบระบบได้เสร็จสิ้นเรียบร้อยแล้ว  นักวิเคราะห์ระบบจะต้องเสนอการออกแบบนี้เพื่อให้เจ้าของงานรับรองว่าเป็นไปตามความต้องการจากนั้นจึงเริ่มเข้าสู่ขั้นตอนต่อไปคือการสร้างระบบนั้นเอง  
รายละเอียดที่ต้องการในการออกแบบเฉพาะอย่างมักจะขึ้นอยู่กับการประยุกต์ใช้เช่นในรายงานการเชื่อถือด้านการเงิน  การออกแบบอาจต้องรวมถึงรายละเอียดของผู้กู้ซึ่งต้องมีที่อยู่  หมายเลขโทรศัพท์  การอ้างอิงความเชื่อถือด้านการเงิน  สินทรัพย์ละหนี้สิน  เงินเดือนเป็นต้นผู้พัฒนาระบบต้องมีความรอบคอบคือไม่ใส่รายละเอียดมากหรือน้อยจนเกินไปการใส่รายละเอียดน้อยไปอาจเป็นผลให้การออกแบบล้มเหลวในตอนสุดท้าย  แนวคิดการออกแบบถ้าทำอย่างหยาบ ๆ จะทำให้ผู้ใช้ไม่ประทับใจในระบบ  หรือผู้ใช้อาจจะไม่อย่างจะพัฒนาการใช้ระบบเพิ่มเติมและอาจจะใช้งานไม่ได้  การใส่รายละเอียดมากเกินไป  อาจทำให้ต้องเสียเวลามากและเป็นส่าเหตุให้ผู้ใช้กลัวเพระหาข้อมูลยาก  หาไม่พบ  เมื่อเป็นเช่นนี้ผู้ใช้จำเป็นจะต้องเรียกผู้ออกแบบมาทบทวนการทำงานให้

คำศัพท์  บทที่ 9
การประมวลผล